Abschnitt: Wege zur Qualität → Qualität durch Effizienz
 

Vermeiden Sie Störungen!

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Wer dauernd gestört wird, verliert nicht nur Zeit; Störungen können auf die Dauer auch die Motivation und Arbeitsfreude gründlich ruinieren.

Nicht nur die Leitung muss daher einen Weg finden, für eine gewisse Zeit auch ungestört arbeiten zu können – muss sie z.B. immer sofort telefonisch erreichbar sein? Muss sie stündlich den E-Mail-Eingangskorb »checken«? (Dass sie außerhalb der Arbeitszeit nicht gestört werden sollte, müsste selbstverständlich sein.) Allerdings kann es auch ein selbst auferlegter Anspruch sein, ständig »auf dem Laufenden sein« zu wollen; dann ist es eine Frage der Selbstreflexion und/oder der Selbstdisziplin. Auf der Website »Kita-Leitung-leicht-gemacht« finden sie viele praktische Hinweise zur Verbesserung der Effizienz; einige zum Thema »Störungen« zeigt die folgende Abbildung.

Auch die Fachkraft muss ihre pädagogische Arbeit konzentriert, d.h. auch: ungestört vorbereiten oder auswerten können. Das ist fast unmöglich, wenn der Personalraum der einzige verfügbare Raum dafür ist, in dem aber ständig Kolleginnen oder Kinder ein- und ausgehen. Es muss als Regeln und Signale (»Bitte nicht stören«) geben, die allerdings auch befolgt bzw. respektiert werden müssen.

Das ist alles leicht gesagt, aber eine Erzieherin hört zum Beispiel auch durch die geschlossene Tür, dass sich zwei Kinder auf dem Flur heftig streiten. In dem Fall muss sie lernen, bewusst wegzuhören: »Im Moment bin ich dafür nicht zuständig. Die Kollegin wird es merken und sich darum kümmern.« Tückisch ist der Effekt, dass wir uns manchmal nur allzu gern ablenken lassen, besonders dann, wenn lästige oder unangenehme Aufgaben anstehen.

Für pädagogische Einrichtungen bleibt noch zu ergänzen, dass eine wichtige Aufgabe der Fachkräfte darin besteht, die Kinder, die gerade eine interessante Aufgabe oder Betätigung gefunden haben, gegen Störungen abzuschirmen, so gut das geht. Die »Engagiertheit« von Kindern fällt ebenso wenig vom Himmel wie Ausdauer oder Konzentration.

Teambesprechungen strukturieren

Gut vorbereitete Teambesprechungen bringen bessere Ergebnisse und eine höhere Zufriedenheit: »Die Mitarbeiter/-innen freuen sich über eine gut geplante und vorbereitete Besprechung seitens der Leitung. Eine Tagesordnung mit den anstehenden Punkten, dem Anfangs- und Endzeitpunkt und Ort der Besprechung sollte Standard sein. Außerdem kann der Einsatz einer Moderation und/oder Zeitwächtern aus dem Team hilfreich sein. Diese beiden Funktionen können den zeitlichen und organisatorisch geregelten Ablauf der Besprechung sichern. Außerdem ist die Leitung entlastet, denn sie hat weniger Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.« (Maserkopf, 2016)

Ein/-e Moderator/-in entlastet zwar die Leitung, hat allerdings das Handicap, dass sie selbst sich nicht inhaltlich beteiligen sollte, auch wenn das schwerfällt. Es entsteht sonst eine Rollenkonfusion, die zu Verwirrung und Unzufriedenheit führt. Die einfachste Möglichkeit, damit umzugehen, besteht darin, die Rolle der Moderatorin / des Moderators mit reihum wechselnden Personen zu besetzen. Allerdings gibt es auch »geborene Moderatorinnen und Moderatoren«, die gerade diese Rolle perfekt ausfüllen und vielleicht damit sehr zufrieden sind.

Eine Moderation kann in Einzelfällen auch von außen kommen – die Fachberatung kann einspringen, Leiterinnen können sich wechselseitig entlasten. Eine externe Moderation sieht oder spürt zudem auch Dinge, die einem Team nicht mehr auffallen, weil sie »selbstverständlich« sind. Sie kann auch viel unbefangener Dinge ansprechen, die innerhalb des Teams heikel sind. Eine externe Moderation zu gewinnen ist allerdings immer auch eine Frage der zeitlichen Kapazitäten.

»Zeitwächter« achten darauf, dass jeder Tagesordnungspunkt nach der dafür vorgesehenen Zeit zumindest vorläufig abgeschlossen wird. Geschieht das nicht, besteht die Gefahr, dass die späteren Tagesordnungspunkte »hinten runterfallen« und nur angerissen oder überhaupt nicht behandelt werden.

Auch in Teamsitzungen gilt das Pareto-Prinzip1: Einige wenige Kolleginnen bestreiten die meisten Redebeiträge, andere kommen kaum zu Wort. Das kann den letzteren ganz recht sein, aber dann ist die Frage, woran es liegt, dass sie nicht intensiver beteiligen. Vielleicht brauchen sie Zeit, um ihre Beiträge vorzubereiten, vielleicht fürchten sie, mit »Killerphrasen« (s.u.) konfrontiert zu werden.

Zu den Ordnungen, die Sicherheit geben, gehört auch eine feste Reihenfolge, in der die einzelnen Themen abgearbeitet werden. »Jeder Tagesordnungspunkt wird nach dem Prinzip abgearbeitet: Information, Diskussion und Beschluss.« (Maserkopf 2016, S. 22) Für den mittleren Punkt (Diskussion) wiederum gibt es ebenfalls eine bewährte Ordnung: »Das SOG-Prinzip: Sammeln – Ordnen – Gewichten«

»Sammeln« heißt: Zunächst werden nur verschiedene Aspekte bzw. Möglichkeiten zusammengetragen. Es gibt noch keine inhaltlichen Bemerkungen oder Bewertungen. Dadurch wird klarer, worum es im Detail geht oder gehen könnte, was bedacht werden muss, welche Alternativen und Möglichkeiten es (vielleicht) gibt. Dadurch wird auch sichergestellt, dass alle Beteiligten zu Wort kommen und dass sie sich auch beteiligen, weil sie nicht befürchten müssen, sofort in eine (mehr oder weniger emotionale) Diskussion verwickelt zu werden. Die bedeutsamen Stichworte können auf Moderationskarten geschrieben und für alle sichtbar aufgehängt werden.

»Ordnen« bedeutet zweierlei: Erstens können inhaltliche Beziehungen zwischen verschiedenen Aspekten/Stichworten deutlich werden: Was widerspricht sich? Was ähnelt sich? Was schließt sich gegenseitig aus? Zweitens können übergeordnete Aspekte deutlich werden, z.B. dass viele Stichworte das Thema »Raumnutzung« oder »Zusammenarbeit mit dem Träger« berühren. Dieses Ordnen wird deutlich, indem Moderationskarten zu Gruppen zusammengefasst werden (»Clustern«).

Es gibt allerdings auch Techniken, bei denen das Sammeln und das Ordnen in einem einzigen Schritt durchgeführt werden, z.B. die »Mind Map«.

Das »Gewichten« geschieht im einfachsten Fall durch eine Punktabfrage: Jede Teilnehmerin markiert mit Klebepunkten diejenigen Aspekte, die ihr besonders wichtig sind. Dadurch werden Mehrheitsverhältnisse deutlich, die eine Entscheidung vorbereiten können. (Allerdings ist dann immer auch die Frage, wie mit Minderheitsvoten konstruktiv umgegangen werden soll.)

Wer einen Beamer hat, kann die Dokumentation auch mit einem Textverarbeitungsprogramm erledigen und für alle visualisieren. Dabei wird gleichzeitig eine Datei erzeugt, mit der weitergearbeitet werden kann.

Für die methodische Gestaltung von Arbeitsschritten, die im Team durchgeführt werden, steht das gesamte Arsenal von sozialpädagogischen Moderationstechniken (von »Kartenabfrage« bis »Fish-Bowl«) zur Verfügung, die sich in der Gruppenpädagogik bewährt haben. Auch speziell für Evaluations zwecke stehen Methodensammlungen zur Verfügung, z.B. der »Methodenkoffer« von Gabriele Nordt (2009) oder die »Werkzeugkiste interne Evaluation«, die von der Berliner Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Wissenschaft herausgegeben wurde.

Zur Strukturierung von Besprechungen gehört auch, dass – wenn nötig – gut sichtbar ein Plakat im Raum hängt, das die lähmenden, oft abwertenden, manchmal verletzenden und deshalb verbotenen Killerphrasen auflistet:

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Abb. 1: Liste von »Killerphrasen« (Quelle: Bertelsmann Stiftung 2012, S. 47)

Literatur

Maserkopf, Ilka (2016): Die Entdeckung von Ressourcen und Zeitfressern – Teil 2. In: KiTa aktuell BY, Heft 1, S. 21 f.

Nordt. Gabriele (2009): Methodenkoffer zur Qualitätsentwicklung in Tageseinrichtungen für Schul- und Vorschulkinder. Fragebogen, Checklisten, Auswertungsbogen, Beobachtungsbogen. Buch mit Kopiervorlagen. Berlin, Düsseldorf.

Ergänzende Arbeitshilfen

Checkliste: Qualität der Teambesprechungen

Sichern Sie die Qualität innerhalb ihrer Teambesprechungen, indem Sie diese Checkliste berücksichtigen. Dokument herunterladen

Der italienische Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto formulierte das Prinzip: »Die meisten Auswirkungen sind auf eine relativ kleine Zahl von Ursachen zurückzuführen.« Umgangssprachlich formuliert und auf das Geschehen in Tageseinrichtungen für Kinder bezogen könnte das heißen:

»Wir müssen bei dem anfangen, was uns am meisten stört. Dann haben wir gleich zu Beginn den größtmöglichen Verbesserungseffekt.«

»Alles Mögliche geht mal schief. Aber wenn etwas öfter nicht klappt, ist es Zeit, nach den Ursachen zu suchen.«

»Wenn wir nicht an den größten Problemen wirklich arbeiten, wird es nie entscheidend besser.«

»Wir brauchen nicht perfekt zu sein, aber wir können ziemlich schnell viel besser werden.«

»Einige wenige Eltern sorgen für den meisten Gesprächsbedarf.«


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