Abschnitt: Akteure im Qualitätsmanagement → Die Leitung
 

Profitieren Sie in Ihrer Kita von einem Qualitätszirkel

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Ein Qualitätszirkel ist ein moderiertes Arbeiten im Team mit dem Ziel, die Qualität der Arbeit in sämtlichen Bereichen zu steigern, das Leistungspotential der Mitarbeiter/-innen besser zu nutzen und durch die wertschätzende Zusammenarbeit das Klima im Team zu verbessern. Qualitätszirkel können in einer großen Einrichtung auf Einrichtungsebene oder aber über mehrere Einrichtungen hinweg gebildet werden. Bei der letztgenannten Variante wären dann die einzelnen Qualitätsbeauftragten der Einrichtungen sowie die/der Qualitätsmanagement-Beauftragte des Trägers Teilnehmer/innen des Zirkels. Zentrales Merkmal ist die Überprüfung ob die Ziele und Vereinbarungen auch tatsächlich realisiert werden, dies kann durch unterschiedliche Follow-Up Varianten erfolgen: etwa durch gemeinsame Reflexionsgespräche oder aber das Bearbeiten von Qualitätsinstrumenten, um die Verbesserung feststellen zu können.

Nachfolgend werden die Aufgaben und Rollen Qualitätsbeauftragter aus Perspektive unterschiedlicher Verfahren und Systeme kurz dargestellt.

Qualitätsbeauftragte nach DIN EN ISO

In der Terminologie der internationalen Qualitätsmanagementnormen nach DIN EN ISO 9000 ff. wird für den Qualitätsbeauftragten auch der Begriff »Beauftragte/r der Obersten Leitung« synonym benutzt. Die Oberste Leitung entspricht dabei den vorgesetzten Personen, in der Regel ist dies die Geschäftsführung oder bezogen auf Kindertageseinrichtungen der Träger der Gesamtorganisation. Nachgeordnete Stellen gibt es im eigentlichen Sinne nicht, es sei denn, es besteht eine Abteilung für Qualitätsmanagement (QM) mit interner, hierarchischer Strukturierung.

Die Aufgaben einer/eines Qualitätsbeauftragten sind überwiegend organisationsbezogen, weniger mitarbeiterbezogen. Zu den wichtigsten gehören:

  • die Einführung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagement-Systems in der Organisation

  • die Planung, Überwachung und Korrektur des Qualitätsmanagement-Systems

  • die Koordination der Erstellung, Überwachung und Lenkung des Qualitätsmanagement-Handbuchs sowie der Dokumente und Aufzeichnungen

  • die Planung, Initiierung, Koordination und Evaluation von internen Qualitätsmanagement-Projekten einschließlich einrichtungsbezogener und/oder -übergreifender Arbeitsgruppen bzw. Qualitätszirkel

  • das Sammeln und Auswerten von Informationen und Daten im Rahmen des Qualitäts-Controllings

  • die Planung und Durchführung von internen Audits

  • die regelmäßige Berichterstattung an die Leitung über den Entwicklungsstand und die Wirksamkeit des Qualitätsmanagement-Systems einschließlich der Übermittlung qualitätsrelevanter Daten

  • die Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung externer Audits

  • Beratung der Unternehmensleitung bei der Entwicklung der Qualitätsziele und -politik

  • die Planung und Durchführung von Schulungsmaßnahmen bezüglich des Qualitätsmanagements

  • die Motivation und Beratung der Mitarbeiter/innen in Fragen zum Qualitätsmanagement die Bearbeitung von Kundenreklamationen (ggf. in Zusammenarbeit mit weiteren Prozessverantwortlichen, z.B. den Beauftragten für Beschwerdemanagement etc.)

Die Weiterbildung zur/zum Qualitätsbeauftragten wird durch interne Vorschriften der Weiterbildungsträger geregelt. Je nach Anbieter variiert die Weiterbildungsdauer, welche in Teilzeit, Block- oder Fernunterricht durchgeführt wird. Als Dachorganisation nationaler Qualitäts-Gesellschaften hat die European Organization for Quality (EOQ) harmonisierte Bildungs- und Zertifizierungskonzepte für Qualitäts- und Managementfachpersonal in Europa erarbeitet. Jedoch besteht keine Verbindlichkeit zur Einhaltung der Bildungs- und Zertifizierungskonzepte.

Spezifische Qualitätssysteme, die in unterschiedlicher Intensität an den DIN EN ISO Normen angelehnt sind, erfordern besondere Qualifikationen und berufliche Erfahrungen von künftigen QM-Beauftragten. Das KTK-Gütesiegel (KTK – Verband kath. Tageseinrichtungen für Kinder) der Caritas fordert beispielsweise eine Schulung zum KTK-Gütesiegel-Multiplikator, eine einjährige aktuelle Tätigkeit als Leitung/Fortbildungsreferent/in, Nachweise über Teilnahmen an KTK-Gütesiegelaudits sowie einen Schulungsnachweis als Auditor/in bzw. als Qualitätsbeauftragte/r nach DIN EN ISO. Die Tätigkeit als Auditor/in wird hier also jener als Qualitätsbeauftragter/m gleichgesetzt.

Qualitätsbeauftragte im Nationalen Kriterienkatalog

Der Nationale Kriterienkatalog (NKK) (Tietze & Viernickel, 2007) welcher aus der Nationalen Qualitätsinitiative (NQI) hervorging, benennt für den Qualitätsbereich »Leitung« sieben zentrale Kriterien, welche die strukturell-organisatorischen Rahmenbedingungen der Qualitätsentwicklung sowie die Einbeziehung aller Kunden gewährleisten und nicht auf ausführend gestalterischer Ebene angesiedelt sind. Da die Kitaleitung, wie oben beschrieben, ihre Aufgabe des Qualitätsmanagements an Beauftragte delegiert, werden nun die Aufgaben der Kitaleitung den Qualitätsbeauftragten zugeordnet.

Die Beauftragten stellen sicher, dass Qualitätsentwicklung und -sicherung alle Kundengruppen oder Anspruchsgruppen (Stakeholder) gleichermaßen berücksichtigt. Es liegt in der Natur des Menschen, seine Ansprüche und damit einhergehend Erwartungen an gute Qualität zu steigern. Qualität ist also keine statische Größe, sondern ein dialogischer Prozess. Basisanforderungen erzeugen selbst bei hohem Erfüllungsgrad keine Kundenzufriedenheit (Kita legt auf gesunde Ernährung wert), da Wettbewerbsvergleiche mit anderen Einrichtungen eindeutige Leistungsanforderungen vorgeben (zu jedem Mittagessen Obst und Gemüse). Einzig Begeisterungsanforderungen maximieren die Kundenzufriedenheit (Kinder können sich den ganzen Tag an Obst & Gemüseschälchen selbst bedienen) und werden bei Erfüllung sehr schnell zu Leistungsanforderungen. Aufgabe der QM-Beauftragten ist es, regelmäßig (mindestens einmal jährlich) die Zufriedenheit aller Stakeholder zu evaluieren und im Team Weiterentwicklungsmaßnahmen zu generieren. Dabei stehen Tageseinrichtungen für Kinder ständig vor der Herausforderung, in Abstimmung mit Konzeption und Leitbild geeignete Gütekriterien für eine alltagsnahe Bewertung zu finden und deren Ergebnisse realistisch einzuschätzen (ein sehr gutes Instrument ist z.B. der NKK). Qualität ist nicht existent oder absent, sondern vielmehr in einem Spektrum zwischen hervorragend und sehr mangelhaft vorfindbar. Qualität ist also das Ausmaß der Übereinstimmung des Erwarteten mit dem Tatsächlichen und die Beurteilung dessen ist interindividuell different. Notwendig ist also die Auswahl prioritärer Qualitätsziele, deren Erreichung einerseits mehrheitlich gewünscht und andererseits mit den vorhandenen Mitteln realisierbar ist. Dabei kann »weniger mehr sein«, ein oder zwei verwirklichte Qualitätsziele sind zufriedenstellender und für die Qualitätsentwicklung gewinnbringender als eine Überforderung des Teams durch zu viele angestrebte Vorhaben. Der/die QM-Beauftragte ist dafür zuständig, dass die Fachkräfte nicht überlastet sind und es damit einhergehend zu Qualitätseinbußen in anderen Bereichen käme.

Die mit QM beauftragte Fachkraft und Kitaleitung achten darauf, dass das Level erreichter Qualitätsziele (mindestens) erhalten bleibt und sich im Zuge weiterer Qualitätsentwicklungsprozesse noch steigert. Außerdem zeichnen beide dafür verantwortlich, dass QM einen verbindlichen und kontinuierlichen Charakter erhält und vom gesamten Team als bedeutungsvoll für die eigene Arbeit betrachtet wird.

Herausforderungen an und für die Qualitätsbeauftragten

Neben sehr guten fachlichen und inhaltlichen Kenntnissen in den aktuellen Diskursen der Qualitätsentwicklung im (sozial-)pädagogischen Bereich sowie in der Elementarpädagogik ganz generell, benötigen Qualitätsbeauftragte ein Höchstmaß an sozialen und verbalen Kompetenzen. Sie fungieren als Vermittler, Moderatoren, Motivatoren und sind die Schnittstelle zwischen dem Team und der Leitung und/oder zwischen der Einrichtungsleitung und dem Träger. D. h. Teams müssen motiviert werden, Vorgaben der Leitung oder des Trägers zu realisieren und bei der Leitung bzw. dem Träger müssen ausreichend Ressourcen bereitgestellt werden. Neben der tatsächlichen Aufgabenbearbeitung eventuell auch Problemlösung sehen sich QU-Beauftragte teils auch mit einer Reihe von Schwierigkeiten konfrontiert, die in der Aushandlung mit den entsprechenden Personengruppen taktisches Fingerspitzengefühl und ein überzeugendes Argumentationsverhalten erfordern.

Die eben erwähnten Schwierigkeiten können je nach Personengruppe als solche identifiziert werden oder aber überhaupt nicht problematisch erscheinen. Die Einrichtungsleitung bewertet möglicherweise andere Aufgaben oder Probleme als schwer lösbar wie z.B. der Träger oder die pädagogischen Fachkräfte. Hier kann es Aufgabe der/des QU-Beauftragten sein im gemeinsamen Dialog eine Klärung zu erarbeiten. Aus Leitungs- und Trägerperspektive sind Qualitätsbeauftragte einerseits eine große Unterstützung, die zur Weiterentwicklung der Qualität in den Einrichtungen beitragen, Prozesse selbständig initiieren, strukturieren und anleiten, die Zusammenarbeit im Team konstruktiv fördern und die auch im Sinne des Benchmarkings die »Konkurrenzeinrichtungen« im Blick haben. Andererseits stellen Qualitätsbeauftragte auch Forderungen nach Fort- und Weiterbildungen des Teams, Ausstattung, Ressourcen und Mittel zur Verbesserung der Gesamtqualität der Einrichtung, evtl. auch zur Optimierung der Arbeitssituation der Fachkräfte vor Ort; sprich Forderungen, die für Leitungen und Träger möglicherweise unbequem, da kostenintensiv sind. Oder sie kritisieren wie bereits angedeutet die Führungspersonen, sprechen auch hier Veränderungsmöglichkeiten an, um die Gesamtqualität zu steigern, dies verlangt wiederum ein Mindestmaß an sozialen Kompetenzen seitens der Leitung sich selbst ebenfalls weiter zu entwickeln.

Resümierend muss jedoch deutlich gesagt werden, dass die Vorteile von Qualitätsbeauftragten für das gesamte Team und die Einrichtung die genannten Schwierigkeiten deutlich überwiegen. Kann sich jemand langfristig in Arbeitsschwerpunkte vertiefen, wird dies – bei verantwortungsvoller Ausführung – der Gesamtqualität immer zuträglich.

Literatur

Tietze, W. & Viernickel S. (Hrsg.) (2007): Pädagogische Qualität in Tageseinrichtungen für Kinder. Ein nationaler Kriterienkatalog. Berlin: Cornelsen Verlag Scriptor.

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