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So visualisieren Sie die Inhalte Ihrer Präsentation

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Ganz gleich, ob Sie einen Informationsabend gestalten, einen Vortrag halten, eine Fortbildungsveranstaltung leiten oder einem Gremium ein Projekt vorstellen wollen: Sie möchten in jedem Fall verstanden werden. Sie möchten, dass Ihre Zuhörerinnen und Zuhörer Ihnen in Ihrer Argumentation folgen können. Sie möchten überzeugen und Sie möchten mit Ihrem Thema in Erinnerung bleiben. Der gezielte Einsatz von visuellen Medien kann dabei eine wichtige Unterstützung sein. Auch hier gilt: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Ganz wichtig: Um ansprechende Visualisierungen zu erstellen, braucht man kein Künstler zu sein. Mit einigen wesentlichen Prinzipien können Sie auch dann, wenn Sie sich für „gestalterisch unbegabt“ halten, wirkungsvolle Ergebnisse erzielen.

Zu visualisieren bedeutet, etwas bildhaft darzustellen. In diesem Fall geht es jedoch keinesfalls um das Ersetzen des gesprochenen Wortes. Vielmehr dient eine passende Visualisierung dazu, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums auf das Wesentliche zu fokussieren, besondere Aspekte wirkungsvoll hervorzuheben, Informationen leichter verständlich und einprägsam zu machen, wörtlich Vorgetragenes zu ergänzen und nicht zuletzt dazu, Ihren eigenen Redeanteil zu verringern. 4 Leitfragen helfen Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Visualisierung:

  • Um welche Zielgruppe handelt es sich? (Wer?)

  • Um welche Inhalte soll es gehen? (Was?)

  • Welches Ziel verfolge ich mit der Darstellung? (Wozu?)

  • Welches Medium ist das passende? (Wie?)

Die Inhalte

Was kann visualisiert werden, und wann ist eine grafische Darstellung überhaupt sinnvoll? Wenn Sie Ihren Zuhörerinnen und Zuhörern Zahlen, Daten und Fakten vermitteln wollen, bietet es sich an, mit Grafiken, Tabellen oder Diagrammen zu arbeiten. Überschütten Sie Ihr Publikum allerdings nicht mit endlosen Zahlenkolonnen, sondern beschränken Sie sich auf die zentralen Punkte. Achten Sie bei der Anordnung auf Klarheit und Übersichtlichkeit, und denken Sie auch an die Überschrift. Möchten Sie Zahlen in Diagramme übersetzen, gilt: Zusammenhänge sind wichtiger als Details. Die Form des Diagrammes muss zu dem passen, was die reinen Daten aussagen. Zu jedem Diagramm gehört eine passende Überschrift (oder ein passender Untertitel). Verwenden Sie unterschiedliche Farben für einzelne Segmente, so sollten sich diese deutlich voneinander unterscheiden; die Schrift darin muss gut lesbar sein. Möchten Sie Prozesse, Modelle, Strukturen oder Zusammenhänge verdeutlichen, so bedenken Sie: Sehen heißt noch lange nicht verstehen! Überfrachten Sie Ihre Darstellung auch hier nicht mit zu vielen Informationen, sondern beschränken Sie sich auf die jeweiligen Kernaussagen. Notwendige Erläuterungen geben Sie mündlich bzw. auch im Handout, sofern eines vorgesehen ist. Beziehungen, Abfolgen, Ursachen und Wirkungen lassen sich ebenfalls grafisch darstellen. Arbeiten Sie hierbei mit Pfeilen und Symbolen.

Die Medien

Zu beachten ist, dass alle Zuhörerinnen und Zuhörer, auch diejenigen, die am weitesten von Ihnen entfernt sitzen, jederzeit in der Lage sind, alles sehen und lesen zu können. Auch die Raumgröße spielt eine Rolle. Die in der Praxis am häufigsten genutzten Medien sind das a) Flipchart mit entsprechenden Papierbögen, die b) Moderations- oder auch Pinnwand, das c) Poster (das Plakat), das d) Notebook in Verbindung mit einem Beamer sowie die gute alte e) Tafel, heute oftmals in Form eines Whiteboards. Etwas aus der Mode gekommen ist unterdessen der f) Overheadprojektor mit den dazugehörigen Schwarzweiß- oder Farbfolien. Die Frage ist: Was passt wann? Und natürlich auch: Was ist im Tagungsraum vorhanden? Erkundigen Sie sich, falls Sie mit den Räumlichkeiten nicht vertraut sein sollten, in jedem Fall vorher danach, mit welcher Ausstattung Sie rechnen können bzw. was Sie möglicherweise selbst mitbringen müssen.

a) Flipchart

Das Flipchart eignet sich insbesondere für die Arbeit mit überschaubar großen Gruppen mit bis zu maximal 20 Teilnehmenden. Es ist ein flexibel und schnell einsetzbares, direktes Medium, das Sie äußerst wirkungsvoll verwenden können. Die einzelnen Bögen können Sie – je nach Anlass – sowohl vorab im Rahmen Ihrer Vorbereitung gestalten als auch in der jeweiligen Situation ad hoc entwickeln. Besonders praktisch sind dabei solche Flipchartblöcke, deren Bögen auf der einen Seite kariert, auf der anderen jedoch unliniert sind. Professionell ist es, die unlinierte Seite zu beschriften. Die Rückseite scheint, wenn Sie direkt vor dem Block stehen, für Sie sichtbar ein wenig durch, so dass Sie die Linien bei Ihrer Gestaltung gut zu Hilfe nehmen können; die Betrachter bemerken aus der Distanz dieses kleine Hilfsgerüst jedoch nicht. Möchten Sie einzelne Bögen für einen längeren Zeitraum sichtbar machen, können Sie diese leicht mit Kreppband an der Wand befestigen. Es lässt sich mit etwas Vorsicht überall rückstandslos wieder ablösen. Allerdings bietet Kreppband keinen schönen Anblick. Eine bessere Wirkung erzielen Sie, wenn Sie kleine Streifen zu einer beidseitig haftenden Rolle zusammenfügen und diese auf der Rückseite des Papierbogens jeweils an den Ecken und, bei großen Formaten, auch in der Mitte platzieren. So können Sie Ihr Plakat an die Wand heften, ohne dass die Klebestreifen zu sehen sind. Flipchartbögen eignen sich besonders gut, um Ihr Thema auch optisch stimmig darzustellen. Die so visualisierten Informationen sollten dabei eine Reduktion auf das Wesentliche darstellen. Die Zuhörer können die Inhalte schneller erfassen und sich Ihre Kernaussagen besser merken. Wichtigstes Kriterium ist daher die Lesbarkeit. Unsere normale Handschrift ist in diesem Fall leider ungeeignet. Wesentliche Faktoren für ein übersichtliches, leserliches Schriftbild sind:

  • Druckbuchstaben: Ihre Schrift soll auch von den weiter entfernten Plätzen problemlos erkennbar sein. Verwenden Sie Textmarker mit Keilspitze und schreiben Sie schlichte große wie kleine Druckbuchstaben, ganz ohne Schnörkel und andere Verzierungen. Wählen Sie eine angemessene Schriftgröße: nicht zu klein, aber auch nicht zu groß. Die Hilfslinien auf der Rückseite des Bogens bieten Ihnen bei der Gestaltung Orientierung und bilden ein Hilfsgerüst. Setzen Sie die jeweiligen Buchstaben eines Wortes eher eng und blockartig, und grenzen Sie die einzelnen Wörter deutlich voneinander ab; das kommt unseren Seh- und Lesegewohnheiten entgegen.

  • Überschriften sollten markant gestaltet sein und in jedem Fall größer als der folgende Text. Wörter, die Sie besonders betonen möchten, können Sie unterstreichen oder mit einem Rahmen versehen. Besonders plastisch wirkt ein solcher Rahmen, wenn Sie ihn mit einem Schatten versehen. Dafür genügen jeweils breitere schwarze Striche, die unter bzw. neben einer Außenlinie aufgetragen werden.

  • Farben können, geschickt eingesetzt, Ihre Aussagen noch verstärken. Verwenden Sie nur wenige, kräftige Farben, und überlegen Sie genau, wann und für was welcher Farbton jeweils der geeignete ist. Setzen Sie also möglichst für dem Sinn nach zusammengehörende Sachverhalte immer die jeweils gleiche Farbe ein.

  • Grafiken und Symbole setzen Sie immer dann ein, wenn Sie etwas zusätzlich hervorheben bzw. betonen oder wenn Sie Ihre Darstellung ein wenig auflockern möchten. Überlegen Sie im Rahmen der Vorbereitung Ihrer Präsentation, ob Sie Ihre Visualisierung währenddessen entwickeln wollen, oder ob Sie die Bögen bereits einsatzbereit mitbringen möchten. Letzteres macht immer dann Sinn, wenn es sich um komplexere Darstellungen handelt, die Sie keinesfalls während Ihres laufenden Vortrags gestalten können. Beschriften Sie einen Bogen währenddessen, so unterbrechen Sie Ihre Präsentation, solange Sie schreiben, und setzen Ihren Vortrag erst dann fort, wenn Sie sich Ihrem Publikum wieder ganz zuwenden können.

b) Moderationswand/Pinnwand

Die Moderationswand (Pinnwand) eignet sich ebenfalls für die Arbeit mit überschaubar großen Gruppen. Die großen Pinnwandbögen können mit den gleichen Stiften beschrieben werden, die am Flipchart ihren Einsatz finden. Als zusätzliches Material können hier außerdem die üblichen, in verschiedenen Farben und Formen (rechteckig, oval und rund) erhältlichen Moderationskärtchen verwendet werden. Die Pinnwand ist besonders geeignet, um vorbereitete Darstellungen zu präsentieren, insbesondere jedoch auch, um gemeinsam mit den Teilnehmenden Entwicklungsprozesse zu begleiten und darzustellen. Wiederum gilt: Für alle im Raum anwesenden Personen sollten die Ergebnisse leicht lesbar sein. Ansonsten gelten für die Gestaltung die gleichen Prinzipien wie oben beschrieben.

c) Poster/Plakat

Das Poster (Plakat) kann ein recht kreatives Präsentationsmedium sein. Es wird besonders häufig bei Tagungen oder Kongressen eingesetzt, oft im Zusammenhang mit begleitenden kurzen Vorträgen, Flyern oder Handouts. Hierbei geht es darum, die zentralen Aspekte des entsprechenden Themas so übersichtlich und prägnant wie möglich darzustellen. Neben spezieller, käuflich erwerbbarer Software ist es auch leicht möglich, ein Poster mit den üblichen Textverarbeitungsprogrammen gängiger Standardsoftware zu entwerfen. Es soll die Aufmerksamkeit der Betrachter auf sich ziehen, weshalb es möglichst attraktiv gestaltet sein sollte. Der Titel sollte groß und gut lesbar sein; die Gliederung der einzelnen Abschnitte kann in Textfeldern erfolgen; passende Symbole unterstützen die Lesbarkeit. Insgesamt sollte der Text selbst allerdings nicht mehr als die Hälfte der Gesamtfläche einnehmen; etwa 30 % sollten frei bleiben. Beschränken Sie sich auch hier auf die wesentlichen Kernaussagen. Schlüsselbegriffe und Stichwortaufzählungen sind langen, ausformulierten Sätzen vorzuziehen, ohne dass Sie dabei in unzulässiger Weise verallgemeinern. Abbildungen und Grafiken müssen selbsterklärend sein, Tabellen nicht zu komplex, sondern ebenfalls übersichtlich. Selbstverständlich lassen sich hier auch Fotos und Schaubilder einfügen. Ähnlich wie eine Zeitungsseite lässt sich ein Poster leserfreundlich 2- oder 3-spaltig gestalten. Achten Sie in jedem Fall auf einen recht großen Zeilenabstand – er sollte insgesamt sogar etwas größer als die Schriftgröße selbst sein. Grundsätzlich sollte Ihr Poster selbsterklärend sein. Die Inhalte sollten sich den Betrachtern möglichst ohne weitere Erläuterungen erschließen.

d) Tafel

Die Tafel, allen noch gut aus der eigenen Schulzeit bekannt, ist ein sehr direktes Medium, mit dem Sie große Aufmerksamkeit erzielen können. Sie ist besonders geeignet, um einen Gedanken oder ein Thema schrittweise während eines Vortrags zu entwickeln, aber auch, um Fachbegriffe, Namen und Zahlen zu notieren oder Themenvorschläge zu sammeln und einzelne Stichpunkte festzuhalten. Sie ist einfach und ohne großen technischen Aufwand zu handhaben und bietet eine große Schreibfläche. Alles, was notiert wurde, kann schnell und einfach jederzeit wieder gelöscht werden. Und das ist zugleich ein Nachteil: Ein Tafelanschrieb ist im Prinzip vergänglich (allerdings kann heute das „Handyprotokoll“ für die Dokumentation gute Dienste leisten). Haben Sie sich vorgenommen, während einer Präsentation schrittweise ein Tafelbild zu entwickeln, so ist es am besten, wenn Sie dieses im Vorfeld sorgfältig planen. Sorgen Sie auf jeden Fall dafür, dass die beschichtete Fläche wirklich sauber, ordentlich gewischt und trocken ist. Sprechen Sie nicht, während Sie schreiben oder zeichnen. Treten Sie, um Ihren Anschrieb zu erläutern, zur Seite und sprechen Sie ins Publikum – niemals zur Wand! Und schreiben Sie groß und deutlich lesbar; verwenden Sie gegebenenfalls Druckbuchstaben. Ein gelungenes Tafelbild kann eine große Wirkung entfalten. Es zu erstellen ist eine Kunst, die nicht jeder beherrscht. Umso wichtiger ist die gute Planung.

e) Overheadprojektor

Der Overheadprojektor (OHP) ist gelegentlich noch als Projektionsgerät in Tagungsräumen anzutreffen. Er eignet sich für kleinere, durchaus aber auch für größere Gruppen und größere Räumlichkeiten. Die entsprechenden Klarsichtfolien im DIN A4-Format lassen sich am Kopierer herstellen; die Text- bzw. Bildvorlagen gestalten Sie am PC. Die Folien lassen sich beliebig oft einsetzen und in Papierform für die Teilnehmenden kopieren. Während der Präsentation können Sie problemlos den Blickkontakt zum Publikum halten. Notwendig ist eine weiße Projektionsfläche (Whiteboard, Leinwand oder auch nur eine weiße Wand); der Raum muss möglicherweise zu verdunkeln sein. Die Folien lassen sich ebenfalls unter Verwendung entsprechender Folienstifte ebenfalls per Hand beschriften, was auch während Ihres Vortrages geschehen kann, etwa um Stichpunkte aus dem Publikum festzuhalten. Vermeiden Sie auch hier, zugleich zu schreiben und zu sprechen. Und schreiben Sie nicht zu klein und vor allem leserlich.

f) Notebook/Beamer

Das Notebook oder Tablet in Verbindung mit einem Beamer, also einem Digitalprojektor, ist das derzeit wohl gängigste Medium für professionelle Präsentationen. Einzelne als „Folien“ bezeichnete Darstellungen werden direkt aus dem PC auf die Projektionsfläche übertragen. Üblicherweise wird zur Ausarbeitung und Gestaltung dieser Folien entsprechende Software verwendet, beispielsweise „PowerPoint“, „Apache OpenOffice Impress“ oder „Prezi“. Mit diesen Programmen lassen sich perfekte Präsentationen gestalten, ein Vorteil, der zugleich aber auch zum Nachteil geraten kann. Wenn nämlich die technischen Raffinessen und Spielereien überhand nehmen und Ihr Vortrag von unzähligen Folien nicht nur begleitet, sondern dominiert wird, wird es Ihnen nur schwerlich gelingen, Ihr zentrales Anliegen deutlich zu machen. Es gilt also, einiges bei der Vorbereitung und Gestaltung der einzelnen Folien zu beachten: Sorgen Sie für eine klare Struktur, einen nachvollziehbaren Aufbau, und beschränken Sie sich auf die wesentlichen Informationen. Auch hier ist zu bedenken: Von jedem Platz aus soll für jeden alles problemlos lesbar sein. Achten Sie also auf die passende Schriftgröße. Als Faustregel kann gelten:

  • 24 Punkt für den normalen, laufenden Text

  • 24 Punkt fett für normale Hervorhebungen im laufenden Text

  • 28 Punkt fett für Zwischenüberschriften

  • 32 Punkt fett für Überschriften

  • 18 Punkt für Bildunterschriften

Entscheiden Sie sich für eine klare, grafische Schriftart, und spielen Sie nicht mit etlichen unterschiedlichen Schrifttypen herum. Das lenkt nur ab. Wenn Sie Farben einsetzen, überlegen Sie zuvor, welchen Effekt Sie erzielen möchten, und setzen Sie sie gezielt und sparsam ein. Beschriften Sie die Folien nach Möglichkeit nur bis zu etwa 60 % der zur Verfügung stehenden Fläche und lassen Sie sowohl oben als auch unten sowie an den Seiten stets einen Rand. Goldene Regel: Auf einer Folie sollten sich möglichst nicht viel mehr als 10 Zeilen befinden. Möchten Sie Texte, die Sie aus einem Buch oder einer Fachzeitschrift herauskopiert haben, einfügen, so achten Sie auch hier darauf, nicht zu viel Text zu übernehmen. Die Verwendung von Diagrammen, Symbolen und illustrierenden Abbildungen ist empfehlenswert. Seien Sie jedoch sparsam, wenn es um das Einfügen von ClipArt, WordArt, Animationen und dergleichen geht: Sie möchten mit Ihrer Präsentation nicht als verspielt, sondern als professionell wahrgenommen werden. Die Inhalte, die Sie vermitteln möchten, um Ihre Ziele zu erreichen, sind das Wesentliche; die Form sollte sich dem unterordnen und Ihre Darstellung wirksam unterstützen, anstatt davon abzulenken. Weniger ist hier meistens mehr. Das gilt im Übrigen auch für die vielen zur Verfügung stehenden Animationsmöglichkeiten, mit denen Sie das Erscheinen der einzelnen Folien vermeintlich spannend gestalten können. Verzichten Sie darauf, wenn Sie als seriös wahrgenommen werden möchten. Form follows function, wissen die Designer, und das Gleiche gilt auch hier.

Ergänzende Arbeitshilfen

Präsentationsinhalte und -formalien

Eine Präsentation vorzubereiten bedeutet stets, Entscheidungen zu treffen und Informationen, die vermittelt werden sollen, nach Dringlichkeiten zu klassifizieren. Im Mittelpunkt steht die Frage nach dem Was der Präsentation. Hier finden Sie die wichtigsten Formalien für Ihre Präsentation. Dokument herunterladen

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