Abschnitt: Personalmanagement → Personalgewinnung
 

Das müssen Sie über Personalmanagement wissen

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Die Qualität des Personals muss Priorität haben

Deshalb geht es primär darum, alles zu tun, um sehr gute, möglichst die besten Fachkräfte zu gewinnen, zu entwickeln und möglichst lange zu halten. Darum sind Personalgewinnung und Personalentwicklung als die Schlüsselprozesse des Personalmanagements anzusehen. In beiden ist es das ausdrückliche Ziel, Kompetenz und Leistung des Teams zu stärken und so auch zur Entwicklung der Einrichtung beizutragen. Da die Wirkungen von Personalgewinnung und Personalentwicklung auf die Qualität der Kita so entscheidend und nachhaltig sind, kommt ihnen im Arbeitsvolumen einer Leitungskraft eine besondere vorrangige Priorität zu. „Es gibt keine anderen Entscheidungen, die so langfristige Konsequenzen haben oder so schwierig wieder rückgängig zu machen sind“ (vgl. Drucker 2000, S. 61).

Diese Prioritätensetzung in der Praxis um- und durchzusetzen ist keineswegs leicht oder selbstverständlich: Die Arbeitstage der Kita-Leitungen sind äußerst intensiv, vielfältig und zeitlich enorm eng getaktet. Ad-hoc-Entscheidungen gehören zum Alltag; unerwartete Engpässe durch Krankheit von Kolleginnen und Kollegen sowie anderweitige Ausfälle, dringende Personalanliegen, akute Fragen oder Beschwerden von Elternseite und zusätzliche Anforderungen vom Träger; diverse Verwaltungsarbeiten drängen, für Gespräche mit den Teams fehlt schon lange die Zeit – all das und mehr erfordert schnelles Reagieren und überschreitet phasenweise die Grenzlinie zur Überforderung von Leitungskräften. Die Prioritäten ändern sich mitunter stündlich und vielfach entsteht der Eindruck, man hetze den Aufgaben nur hinterher und komme zu wenig zu gestaltenden Aufgaben, die die Qualitätsentwicklung der Einrichtung voranbringen (vgl. Bertelsmann-Stiftung 2017a).

Es erfordert geradezu eine Verinnerlichung der angesprochenen Prioritätensetzung, um angesichts dieser Bedingungen der Personalgewinnung und der Personalentwicklung die erforderlichen Zeitspannen einzuräumen. Das Ziel ist, diese Prozesse so zu planen und sie anschließend so zu nutzen, dass die gewünschte Kompetenzentwicklung erreicht wird.

Aufgaben mit vorrangiger Priorität zu belegen bedeutet nicht nur, Zeitreserven für die Planung, Vorbereitung und Durchführung dieser Prozesse zu blocken, sondern heißt zudem anzuerkennen, dass es auch Aufgaben mit geringerer Priorität gibt, die trotz aller Wichtigkeit und oft hoher Dringlichkeit weniger zur Qualitätsentwicklung der Kita beitragen. Daher sollten sie im Falle von Engpässen zurücktreten, d.h. delegiert oder gar verschoben werden, um zeitliche Freiräume für die vorrangigen Tätigkeiten zu gewinnen. Das wiederum erfordert von Leitungskräften einerseits, den diversen Aufgaben Prioritäten zuzuordnen und keineswegs allen die vorrangige Priorität – eine durchaus sinnvolle und hilfreiche, aber keineswegs leichte Denk- und Entscheidungsaufgabe. Andererseits bedeutet dies, ohne Halbherzigkeit auch „Nein“ zu den Aufgaben geringerer Priorität sagen zu können.

Praxistipp

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Personalgewinnung und -entwicklung – auch wenn Sie keine Zeit haben.

Prüfen Sie, ob es bei Ihnen Gründe gibt, die gegen eine vorrangige Priorität sprechen.

Prozesse erhöhen Effizienz und minimieren Fehlentscheidungen

Sowohl die Personalgewinnung und als auch die Personalentwicklung bestehen aus Phasen und Teilschritten, die logisch aufeinander folgen, weshalb sie als Prozesse bezeichnet werden. Die Abfolge der Prozessphasen festzulegen, diese mit Zeitfenstern zu versehen, Checklisten und Entscheidungskriterien zu definieren, die Mitwirkung von Teammitgliedern und die Information und Kommunikation nach innen und außen – all das ist der 1. Teil einer Prozessplanung. Da Personalgewinnung und Personalentwicklung in das Führungshandeln eingebettet sind, wird im 2. Teil der Planung geprüft, inwieweit die geplanten Prozessphasen mit den sonstigen Instrumenten der Führung und Leitung stimmig verbunden sind: Passt beispielsweise die Kita-Beschreibung in der Stellenanzeige zu den Darstellungen auf der Internetseite der Kita? Finden sich die beschriebenen Anforderungen auch als Kriterien in den Leistungsbeurteilungen wieder? Werden Ziele und Entwicklungsmaßnahmen im Zusammenhang mit Leistungsaspekten in Mitarbeitergesprächen besprochen, vereinbart und dokumentiert?

Die Vorteile der Prozessplanung sind vielfältig: Man hat einen durchdachten Fahrplan, der es inhaltlich und zeitlich erleichtert, in den Prozessen zu arbeiten, der hilft, nichts zu übersehen, der unterstützt, Entscheidungen mittels Kriterien zu treffen und sich abzustimmen, der eine Basis ist, um abschließende Erfolgskontrollen durchzuführen und schrittweise die Prozesse zu optimieren oder an veränderte Bedingungen anzupassen.

Vor allem dient die Planung dazu, Fehlentscheidungen zu minimieren. Neue Teammitglieder müssen ins Team und zur Aufgabe passen; Entwicklungsmaßnahmen müssen zum Ziel und zur Person passen. Falsche Entscheidungen sind vertane Zeit und verursachen unnötige Kosten, im Falle von Fehlbesetzungen außerdem Belastungen und Reibungen im Team und in der Folge gewisse vorübergehende Einbrüche in der Arbeit mit den Kindern.

Planung soll auch helfen, Schritte zeitgerecht einzuleiten und Entscheidungen zu treffen, sodass beispielsweise die Dauer einer Stellenvakanz gering gehalten wird und die Wirkung einer Personalentwicklungsmaßnahme frühzeitig zum Tragen kommen kann.

Der 2. Teil der Prozessplanung prüft auch, inwieweit die Instrumente der Führung und Kommunikation optimal miteinander verzahnt sind und ob sie auf die Personalgewinnung und -entwicklung förderlich wirken, d.h. die Außenwirkung der Kita, ihre Attraktivität und Glaubwürdigkeit erhöhen.

Diese Faktoren gewinnen angesichts des aktuellen Umfelds und der Bedingungen für frühkindliche Einrichtungen zunehmend an Gewicht und werten damit die Prozesse der Personalgewinnung und -entwicklung noch einmal deutlich auf.

Kitas müssen wachsenden Anforderungen gerecht werden

Die Arbeit der Kitas umfasst heutzutage neben der herkömmlichen Betreuung zunehmend Aufgaben der Erziehung und Bildung (vgl. Möller 2012). In wachsendem Maße werden von den frühkindlichen Einrichtungen auch Anstrengungen zur Chancengleichheit erwartet – eine Folge der sehr unterschiedlichen Ausgangsbedingungen, unter denen Kinder aufwachsen sowie der Erkenntnis, dass Bemühungen um Chancengleichheit nicht erst mit Schuleintritt beginnen sollten.

Mit der quantitativen Ausweitung der Tagesangebote für Kinder jeden Alters werden Kitas zunehmend in Anspruch genommen. Der Bedarf an langen Öffnungszeiten steigt und damit in vielen Fällen die Kita-Verweildauer der Kinder. In der Folge steigt der Erziehungs- und Bildungsanteil, der außerhalb der Familien erfolgt, was wiederum die Verantwortung und erhöhte Qualitätsanforderungen an die außerfamiliäre Bildung und Erziehung zur Folge hat.

Die wachsenden Qualitätserwartungen an Kitas drücken sich in qualitativ steigenden Anforderungen an die pädagogischen Fachkräfte aus. Insofern kommt der Neueinstellung einer pädagogischen Fachkraft und ihrer Entwicklung, Förderung und Fortbildung eine explizite Bedeutung zu.

Kitas brauchen mehr pädagogisches Fachpersonal

Durch den quantitativen Ausbau der außerfamiliären Tagesangebote sowie die Bestrebungen hin zu einer Verbesserung der Personalschlüssel ist in den vergangenen Jahren der Bedarf an pädagogischem Fachpersonal rasant gestiegen. Dieser Nachfrage steht ein Mangel an ausgebildetem Personal auf dem Arbeitsmarkt gegenüber, insbesondere an Fachkräften, die im Hinblick auf die erhöhten Anforderungen ausgebildet wurden. Es ist nicht absehbar, dass dieser Engpass trotz aller Bemühungen seitens der Länder und Träger um Qualifizierung (auch von Quereinsteigern) in den kommenden Jahren überwunden werden kann. Steigende Kinderzahlen, der Zuzug von Migranten, der weitere Ausbau der Ganztagsschulen und die allseitigen Forderungen nach Anhebung der Personalschlüssel werden den Bedarf weiter erhöhen.

Die möglichen Folgen für jede notwendige Personaleinstellung erscheinen nahezu dramatisch, egal ob es sich um eine Ersatzeinstellung, eine Einstellung aufgrund der Erweiterung der Einrichtung, der Ausweitung der Öffnungszeiten oder eines erhöhten Personalschlüssels handelt:

Der Stellenmarkt ist nahezu leergefegt, bereits seit Jahren (Schumacher 2012, S. 9). Die Einrichtungen, ob Kommunen, kirchliche oder private Träger, stehen sich in der Suche nach Fachkräften konkurrierend gegenüber. Entscheidet sich der/die fertig ausgebildete Erzieher/in mit oder ohne Bachelorabschluss Kindheitspädagogik für einen Träger, so entfällt ein/e weitere/r potenzielle/r Bewerber/in für die umliegenden Einrichtungen. In der Folge reduzieren notgedrungen einige Träger ihre Angebote. Allein in Berlin „ist davon auszugehen, dass insgesamt weit über 2.000 Plätze wegen personeller Lücken wegfallen“ (Vieth-Entus 2017).

Zudem vergrößern diese zwei Tendenzen – (1) Anwachsen der qualitativen Anforderungen an Erzieherinnen und Erzieher bei gleichzeitigem (2) Mangel an Erziehungskräften aufgrund steigender Nachfrage – zunehmend die Schere zwischen gesellschaftlich geforderter und von Kitas formulierter Qualität der Betreuung, Erziehung und Bildung einerseits und den Realisierungsmöglichkeiten andererseits. Manche Einrichtungen finden kreative Lösungen, um vorübergehende Engpässe zu mindern. Für die einzelnen Kitas bzw. deren Träger ändert sich die Arbeitgeberrolle: Sie selbst werden zu Bewerbern auf dem Stellenmarkt.

Literatur

Drucker, P. F. (2000): Neue Management-Praxis. Bd.1: Aufgaben. München: Econ.

Bertelsmann Stiftung (Hrsg.) (2017a): Leitung von Kindertageseinrichtungen, Eine Bestandsaufnahme von Leitungskräften und Leitungsstrukturen in Deutschland. URL: https://www.bertelsmann-stiftung.de/fileadmin/files/BSt/Publikationen/GrauePublikationen/Leitung_von_Kindertageseinrichtungen.pdf (Zugriff am 09.11.2017).

Möller, J.-C./Schlenther-Möller, E. (2012): Sozialmanagement: Handbuch Kita-Leitung: Leitfaden für Qualifizierungund Praxis. Berlin: Cornelsen Scriptor.

Schumacher, L. (2012): Personalentwicklung in Kindertageseinrichtungen, Gewinnung und Bindung leistungsstarker Mitarbeiter/innen, Stand der Forschung und erfolgreiche Strategien der Praxis. Tagung „Fachkräfte finden und binden“, LVR Köln, 19.04.2012

Vieth-Entus, S. (2017). Kinderbetreuung in Berlin. In: Tagesspiegel, 31.03.2017.

Ergänzende Arbeitshilfen

Mitarbeiterbeurteilungsbogen

Regelmäßig müssen Sie als Kita-Leitung die Leistung Ihrer Mitarbeiter/innen beurteilen. Um eine realistische und aussagekräftige Beurteilung zu erreichen sollten Sie verschiedene Leistungsbereiche betrachten. Dabei hilft Ihnen dieser Beurteilungsbogen. Dokument herunterladen

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