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Abmahnung – Wie Sie eine „gelbe Karte“ verteilen

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Unter einer Abmahnung versteht man die Missbilligung eines konkret bezeichneten Verhaltens des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber unter Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen für den Fall, dass der Arbeitnehmer in der Zukunft sein Verhalten nicht ändern wird (MüKo/Hergenröder, KSchG § 1, Rn. 198). Mit dem abzumahnenden Verhalten muss der Arbeitnehmer seine Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis verletzt haben. Ausreichend ist, dass der Arbeitnehmer objektiv gegen seine Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis verstoßen hat. Den Arbeitnehmer muss hinsichtlich der abgemahnten Pflichtverletzung kein Verschulden treffen. In der Praxis ist es jedoch der Regelfall, dass der Arbeitnehmer die abgemahnte Pflichtverletzung auch verschuldet hat.

Beispiele

Eine Erzieherin kommt regelmäßig morgens erst kurz nach dem festgelegten Beginn ihrer Arbeitszeit in die Kita. Hierin liegt ein Verstoß gegen die aus dem Arbeitsverhältnis folgende Pflicht zur pünktlichen Aufnahme der Arbeit.

Ein erkrankter Erzieher teilt seine Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber nicht rechtzeitig mit, sodass der Arbeitgeber auf den Arbeitskraftausfall kaum noch rechtzeitig reagieren kann. Hierin liegt ein Verstoß gegen die aus dem Arbeitsverhältnis folgende Pflicht zur rechtzeitigen Mitteilung einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit.

Wieso Sie abmahnen sollten

Mit einer Abmahnung werden durch den Arbeitgeber im Wesentlichen 4 Ziele verfolgt (MüKo/Hergenröder, KSchG § 1, Rn. 199). Jedem dieser Ziele entspricht eine Funktion der Abmahnung:

  • Die Abmahnung soll den Arbeitnehmer auf sein konkretes Fehlverhalten hinweisen (Hinweisfunktion).

  • Die Abmahnung soll an den Arbeitnehmer appellieren, sich in der Zukunft vertragsgemäß zu verhalten um ein störungsfreies Arbeitsverhältnis zu erreichen (Appellfunktion).

  • Gleichzeitig soll die Abmahnung den Arbeitnehmer vor der Kündigung als mögliche Folge einer erneuten gleichartigen Vertragspflichtverletzung warnen (Warnfunktion).

  • Letztlich dient die Abmahnung auch dazu, Fehlverhalten des Arbeitnehmers zu dokumentieren (Dokumentationsfunktion).

Praxistipp

Um die vorstehend genannten Funktionen erfüllen zu können, ist bei Ausspruch einer Abmahnung unbedingt folgendes zu beachten:

  • Die Abmahnung sollte eindeutig als solche bezeichnet sein.

  • Abgemahnt werden muss stets ein konkreter Einzelfall. In der Abmahnung muss das dem Arbeitnehmer vorgeworfene Verhalten hinsichtlich Ort, Zeit und Inhalt detailliert beschrieben sein. Der Arbeitnehmer muss genau erkennen können, welches an einem bestimmten Tag konkret begangene Verhalten ihm vorgeworfen wird.

  • Für den Fall erneuten vergleichbaren Verhaltens müssen am Ende der Abmahnung arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur außerordentlichen Kündigung des Arbeitsverhältnisses angedroht werden. Diese Androhung unterscheidet die Abmahnung von der bloßen Ermahnung.

  • Eine Abmahnung kann zwar auch mündlich, sollte aber ausnahmslos schriftlich erfolgen, da eine mündliche Abmahnung kaum gerichtsfest zu dokumentieren ist. Die schriftliche Abmahnung wird zur Personalakte genommen.

  • Eine Anhörung des Arbeitnehmers vor Ausspruch der Abmahnung ist grundsätzlich nicht erforderlich. Es sollte jedoch geprüft werden, ob auf das Arbeitsverhältnis mit dem abzumahnenden Arbeitnehmer Gesetze, Tarifverträge, Arbeitsvertragsrichtlinien, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen, o.ä. zur Anwendungen gelangen, die eine Pflicht zur vorherigen Anhörung des Arbeitnehmers vorsehen. Ist dies der Fall, ist der Arbeitnehmer vor Ausspruch der Kündigung zu dem ihm im Rahmen der Abmahnung vorgeworfenen Verhalten – aus Gründen der Dokumentation schriftlich – anzuhören.

  • Die Wirkung der Abmahnung kann sich nur entfalten, wenn sie dem Arbeitnehmer auch zugegangen ist und der Arbeitnehmer ihren Inhalt auch verstehen kann.

Wer darf abmahnen?

Zum Ausspruch einer Abmahnung ist der Vertragsarbeitgeber, also die natürliche oder juristische Person, berechtigt, mit der das Arbeitsverhältnis besteht. Für eine juristische Person handelt – da sie nicht selber handeln kann – ihr gesetzlicher Vertreter. Darüber hinaus kann der gesetzliche Vertreter des Vertragsarbeitgebers jeden weisungsberechtigten Vorgesetzten zum Ausspruch einer Abmahnung – auch stillschweigend – bevollmächtigen, wie etwa die Leitung der Personalabteilung oder die Kita-Leitung vor Ort (APS/Vossen, KSchG § 1, Rn. 408). Bestehen in der Praxis Zweifel einer Führungskraft an ihrer Berechtigung zum Ausspruch einer Abmahnung, sollte vor Ausspruch der Abmahnung unbedingt Rücksprache mit dem eigenen Vorgesetzten gehalten werden.

Beispiel

Die Kindergarten gGmbH betreibt an unterschiedlichen Standorten 3 Kindertagesstätten. Jede der 3 Kindertagesstätten wird vor Ort durch eine eigene Kita-Leitung geführt. Die Kindergarten gGmbH wird gesetzlich vertreten durch die Geschäftsführung. Die Geschäftsführung schließt als Vertreter für die GmbH mit den angestellten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern die Arbeitsverträge. Vertragsarbeitgeber ist damit die GmbH. Zum Ausspruch einer Abmahnung ist daher zunächst die Geschäftsführung berechtigt. Diese kann die jeweilige Kita-Leitung vor Ort zum Ausspruch von Abmahnungen bevollmächtigen.

Praxistipp

Damit die zum Ausspruch einer Abmahnung berechtigte Person von der Möglichkeit einer Abmahnung auch Gebrauch machen kann, ist es zwingend erforderlich, dass sie zeitnah Kenntnis von abmahnungsfähigem Verhalten des Arbeitnehmers/der Arbeitsnehmerin erhält. Ist die Kita-Leitung der Kindertagesstätte nicht zum Ausspruch einer Abmahnung berechtigt, ist es daher dringend anzuraten, dass diese nach erlangter Kenntnis über ein aus ihrer Sicht abmahnungsfähiges Verhalten dieses zeitnah der zum Ausspruch einer Abmahnung berechtigten Person mitteilt und mit dieser dann das „Pro“ und „Kontra“ einer Abmahnung abwägt und am Ende eine von beiden getragene Entscheidung gefunden wird.

„Verbrauch“ des abgemahnten Verhaltens als Kündigungsgrund

Wird ein schuldhafter Pflichtenverstoß des Arbeitnehmers abgemahnt, „verbraucht“ der Arbeitgeber mit der Abmahnung den konkret abgemahnten Einzelfall als eigenständigen Kündigungsgrund (Moll/Eisenbeis, § 18, Rn. 34). Eine Kündigung kann daher mit Erfolg erst auf einen erneuten vergleichbaren schuldhaften Pflichtenverstoß gestützt werden.

Rechtliche Reaktionsmöglichkeiten des abgemahnten Arbeitnehmers

Der abgemahnte Arbeitnehmer kann verlangen, dass eine schriftliche Gegendarstellung zur Personalakte genommen wird. Ist die Abmahnung zu Unrecht erteilt worden, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte. Entfernt der Arbeitgeber nach entsprechender Aufforderung die zu Unrecht erteilte Abmahnung nicht aus der Personalakte, kann der Arbeitnehmer den Anspruch vor den Arbeitsgerichten geltend machen (APS/Vossen, KSchG § 1, Rn. 414 ff.).

Beteiligungsrechte der Arbeitnehmervertretung

Als Grundsatz gilt, dass eine bestehende Arbeitnehmervertretung vor Ausspruch einer Abmahnung nicht beteiligt werden muss (Schaub/Linck, § 132, Rn. 14). Es sollte jedoch geprüft werden, ob auf das Arbeitsverhältnis mit dem abzumahnenden Arbeitnehmer Gesetze, Tarifverträge, Arbeitsvertragsrichtlinien, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen, o.ä. zur Anwendungen gelangen, die eine Pflicht zur Beteiligung der Arbeitnehmervertretung vor Ausspruch einer Abmahnung vorsehen.

Literatur

Moll, W. (Hrsg.) (2017): Münchener Anwaltshandbuch Arbeitsrecht. 4. Aufl. München: C.H. Beck (zitiert: Moll/Bearbeiter, §, Rn.).

Schaub, G. (Hrsg.) (2017): Arbeitsrechts-Handbuch. 17. Aufl. München: C.H. Beck (zitiert: Schaub/Bearbeiter, §, Rn.).

Ergänzende Arbeitshilfen

Checkliste: Inhalte einer Abmahnung

Wenn Sie einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter eine Abmahnung aussprechen wollen, nehmen Sie zunächst diese Checkliste zur Hand. Sie zeigt Ihnen, welche Punkte Sie dabei beachten sollten. Dokument herunterladen

Beispiel-Abmahnung bei Zuspätkommen

Diese Muster-Abmahnung zeigt beispielhaft, wie Sie einen Abmahnungstext formulieren können. In diesem Beispiel wird wegen wiederholten Zuspätkommens abgemahnt. Dokument herunterladen

Beispiel-Abmahnung bei Rauchen am Arbeitsplatz

Diese Muster-Abmahnung zeigt beispielhaft, wie Sie einen Abmahnungstext formulieren können. In diesem Beispiel wird wegen Rauchens am Arbeitsplatz abgemahnt. Dokument herunterladen

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