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Kommunikationstechniken für Teamsitzungen und Gruppendiskussionen nutzen

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So leiten sie eine Diskussion

Eine Diskussion zu leiten, erfordert vor allem eines: Eine Trennung zwischen der Leitung des Diskussionsprozesses und der inhaltlichen Intervention. Das bedeutet nicht, dass nicht auch Führungskräfte die Sitzungen und Diskussionen des jeweiligen Teams leiten sollten. Wenn sie dies jedoch tun, dann gelten für sie als Diskussionsteilnehmer die gleichen Regeln wie für die anderen Beteiligten. Es mag zwar zunächst gewöhnungsbedürftig sein, aber es ist nur konsequent, wenn sich Führungskräfte, die die Diskussion leiten, melden und sich (selbst) in die Redeliste eintragen.

Nicht vereinbar mit diesem Verständnis der Diskussionsleitung sind Verhaltensweisen von Führungskräften wie

  • Wortbeiträge anderer nach Belieben zu kommentieren,

  • mit dem Satz „ich habe mich auf die Redeliste gesetzt“, einfach das Wort zu ergreifen,

  • Monologe zu halten und vereinbarte Redezeiten für eigene Statements außer Kraft zu setzen.

Bei der Diskussionsleitung sollte beachtet werden (Riecke-Baulecke/Müller 1999):

  • Redeliste: Wortmeldungen werden auf einer Redeliste festgehalten. Die Diskussionsleitung bestätigt zum Beispiel durch ein Kopfnicken, dass die Meldung aufgenommen worden ist. Wortmeldungen können für alle sichtbar auf einer Tafel notiert werden. Bei längeren Redelisten werden die notierten Namen in bestimmten Abständen vorgelesen um Orientierung zu schaffen. Geht der Diskussionsleitung die Übersicht verloren, sollte kurz unterbrochen und um nochmalige, deutliche Meldungen gebeten werden.

  • Reihenfolge: Zwiegespräche und Unterbrechungen werden in der Regel mit Nachdruck unterbunden. Die scheinbare Legitimation „Ich werde hier konkret angesprochen, also bin ich jetzt dran“, ist keine. Jeder hat das gleiche Recht, sich zur Sache zu äußern. Antworten und Klarstellungen können später (und entspannter) erfolgen.

  • Persönliche Stellungnahmen und Geschäftsordnungsanträge: In Ausnahmefällen kann die Redeliste unterbrochen werden. Bei starker Betroffenheit kann man mit dem Aufzeigen beider Arme signalisieren, direkt zu Wort kommen zu wollen. Die Diskussionsleitung fragt dann das Plenum, ob dem Wunsch gefolgt werden kann. Geschäftsordnungsanträge (ebenfalls beide Arme heben) beispielsweise zum „Antrag auf Schluss der Debatte und Abstimmung“ müssen sofort behandelt werden (eine Gegenrede und anschließende Abstimmung).

  • Redezeit: Die Diskussionsleitung achtet auf die Verhältnismäßigkeit der Redezeiten, in besonderen Fällen begrenzt sie die Redezeit beispielsweise auf 3 Minuten.

  • Themenzentrierung und Wiederholungen: Die Diskussionsleitung behält den roten Faden im Auge und weist daraufhin, dass Wiederholungen zu vermeiden sind, fragt nach neuen Argumenten und fasst kurz zusammen, welche Aspekte genannt worden und welche Fragen noch offen sind. Das beliebte Spiel, sich mit umfangreichen Zusammenfassungen ins Zentrum der Debatte zu bringen, stört eine Teamsitzung.

  • Ende der Redeliste oder der Debatte: Die Diskussionsleitung kann den Schluss der Debatte vorschlagen und abstimmen lassen. Unkomplizierter ist es die Redeliste zu schließen und vorher noch gewünschte Wortmeldungen zu notieren. Ein Abbruch der Debatte sollte mit einem konkreten Verfahrensvorschlag verbunden sein.

  • Zusammenfassung von Ergebnissen und offenen Punkten: Am Ende eines Tagesordnungspunktes und der Konferenz werden die wichtigsten Ergebnisse, offenen Punkte und Verfahrensweisen zusammengefasst und für alle nachvollziehbar dargestellt. Diese Punkte sind zentraler Inhalt des Konferenzprotokolls.

Moderationen erfolgreich steuern

Über die Diskussionsleitung hinaus beinhaltet Moderation Aspekte des Anregens und Steuerns von Kommunikationsprozessen. Die Moderatorin oder der Moderator

  • unterstützt die Vorbereitung der Veranstaltung,

  • unterstützt die Zusammenarbeit der Vorbereitungsgruppe,

  • entwickelt Vorschläge für die Arbeitsmethodik und Visualisierung,

  • regt an, leitet und steuert die Diskussion,

  • unterstützt die Ergebnissicherung.

Zu den Grundprinzipien der Moderation gehören:

  • Neutralität wahren und auf inhaltliche Stellungnahmen verzichten: In der Regel ist es wenig sinnvoll, wenn die Moderation inhaltliche Stellungnahmen abgibt und damit kurzzeitig die Rolle wechselt. Gerade bei kontrovers diskutierten Punkten führt ein solches Verhalten schnell zur Überforderung des Moderators/der Moderatorin und zu Irritationen in der Gesamtgruppe. Hat die Moderation den Wunsch, einen eigenen inhaltlichen Beitrag zu liefern, dann kann sie sich durch eine sichtbare Wortmeldung selbst auf die Redeliste setzen (ohne die Reihenfolge zu durchbrechen) und sollte den Beitrag entsprechend einleiten. Dieses Prinzip beinhaltet den Verzicht auf Wertungen, Parteilichkeit und Schiedsrichtergehabe.

  • Im Interesse der Gesamtgruppe handeln: Moderation bedeutet, niemanden auszugrenzen oder abzuqualifizieren. Aus dem bekannten Satz „Störungen haben Vorrang“ folgt, dass die Moderation in solchen Fällen nicht selbst versucht Störungen zu lösen, sondern die Gesamtgruppe einbezieht: „Aus meiner Sicht scheint es so, dass hier ein tiefer gehender Konflikt vorliegt. Wie sollen wir damit verfahren? Was halten Sie davon, an dieser Stelle eine Pause zu machen und währenddessen im kleineren Kreis einen Verfahrensvorschlag zu beraten?“

  • Für ein positives Gesprächsklima sorgen: Bei allen Regeln, die beachtenswert sind, sollten Teamsitzungen nicht in strenger Sachlichkeit ablaufen. Für produktive Diskussionsprozesse sind Vertrauen und Offenheit unerlässlich. Beides ist untrennbar mit einer entspannten Gesprächsatmosphäre, einer gewissen Lockerheit, wozu Humor gehört, verbunden. Lachen ist immer noch eine gute Medizin.

  • Je größer die Teamsitzung, desto wichtiger die Konsequenz: Je größer die Konferenz, desto notwendiger ist Konsequenz bei der Diskussionsleitung. Das gilt insbesondere für die Gewährleistung einer möglichst umfassenden Meinungsbildung.

Über diese Grundprinzipien hinaus gibt es eine Reihe praktischer Hinweise, die für die Moderation hilfreich sein können:

Praxistipps

Nutzen Sie Kommunikationstechniken für die Moderation

  • Anregen: „Vor der Teamsitzung hörte ich in verschiedenen Diskussionen, dass ein Kita-Konzept eigentlich schon existiert, auch wenn es noch nicht schriftlich festgehalten ist. Mich würde Ihre Meinung dazu interessieren: Was ist aus Ihrer Sicht kennzeichnend für diese Kindertagesstätte?“

  • Bremsen: „Nachdem Frau X sehr ausführlich die Frage des Kita-Konzepts erörtert hat, würde mich die Meinung der anderen interessieren. Ich möchte Sie bitten, die Wortbeträge etwas kürzer zu fassen.“ Hinweis: Blickkontakt mit Vielrednern reduzieren – Blickkontakte wirken zumeist bestätigend und ermunternd – ein fragender Blick veranlasst leicht zur abermaligen Wiederholung oder weiteren Ausschweifung.

  • Nachfragen: „Können Sie bitte den von Ihnen genannten Punkt einmal an einem Beispiel illustrieren?

  • Auffordern: „Vor der Teamsitzung gab es den deutlich ausgesprochenen Wunsch sich über diesen Konflikt auszusprechen. Nun ergreift keiner das Wort. Soll der Punkt besser nicht behandelt werden? Was ist Ihre Meinung dazu Frau Y?“

  • Gegenpositionen erfragen: „Bislang erscheint es in meinen Augen so, dass alle einer Meinung sind. Ist das wirklich so oder gibt es andere Positionen?“

  • Auf Zusammenhänge hinweisen: „Können Sie meinen Eindruck bestätigen, dass in der Diskussion ein Zusammenhang deutlich wird zwischen den ablehnenden Äußerungen zur Evaluation und der Unsicherheit, wie Evaluation konkret aussehen könnte?“

  • Auf noch nicht beachtete Aspekte hinweisen: „In der Vorlage zum Kita-Konzept wird die Frage der Zusammenarbeit mit Vereinen und anderen kommunalen Organisationen aufgeworfen. Dieser Aspekt ist in der Teamsitzung noch nicht diskutiert worden. Gibt es dazu Meinungsäußerungen?“

  • Provozieren: „Entschuldigen Sie, wenn ich etwas pointiert nachfrage: Betreffen die bereits angesprochenen Punkte tatsächlich das Wesen der Auseinandersetzung über die Besetzung des Leitungsteams? Mein Eindruck ist, dass hier nicht offen diskutiert, sondern um den heißen Brei herumgeredet wird.“

  • Beruhigen: „Ich habe das Gefühl, dass die zuletzt aufgetretenen Spannungen daher rühren, dass das Thema stark die jeweilige Identität der Beteiligten berührt. Die kontroversen Positionen scheinen vielleicht deshalb so unüberbrückbar zu sein, weil sie real vorhandene Widersprüche der Evaluation aufdecken. Insofern ist mein Eindruck, dass die verschiedenen Argumente wichtige Aspekte des Themas beleuchten. Vielleicht wäre es sinnvoll, wenn wir die wichtigsten Argumente an dieser Stelle zusammenfassen könnten und die Kontroverse auf den Punkt bringen.“

  • Persönliche Eindrücke artikulieren und Gefühle zeigen: „Ihre Diskussionskultur beeindruckt mich. Die Ergebnisse der Teamsitzung, so meine ich, können sich sehen lassen. Es hat mir Freude bereitet mit Ihnen zusammenzuarbeiten.“ „Ich bin mir unsicher, ob ich mit meinem Eindruck richtigliege: Meinem Gefühl nach gibt es in der Diskussion unterschwellige Unterstellungen und Spannungen. Wie sehen Sie das?“

Praxisbeispiel

Moderationsplan für die Lösung eines Problems

Literatur

Riecke-Baulecke, T./Müller, H.-W. (1999): Schul-Management. Den Wandel gestalten. Leitideen und praktische Hilfen. Braunschweig: Westermann.

Ergänzende Arbeitshilfen

Die 9 Regeln der Teammoderation

Kombinieren Sie Effektivität mit Spaß – mit diesen 9 Regeln bereiten Sie eine Teamsitzung knackig und methodisch gut auf. Dokument herunterladen

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