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Wie Sie digitale Medien nutzen

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Digitale Medien ermöglichen neue Arbeitsformen, vielfältige Zugänge zu Wissen und Informationen sowie gute Transparenz im Kita-Alltag. Das sind die Möglichkeiten im Einsatzbereich der pädagogischen Arbeit, der Information und Kommunikation mit den Eltern und im Bereich der Verwaltung einer Kita:

Digitales Portfolio

Das digitale Portfolio ist ein Instrument der Entwicklungsdokumentation. Gemeinsam können so das Kind, die Eltern und die Pädagoginnen und Pädagogen die Entwicklungsschritte und besondere Erlebnisse festhalten und die Bildungsbiografie des Kindes begleiten. Der Einblick in den Alltag der Kinder in der Kita ist für Eltern so sehr gut nachvollziehbar.

Als cloudbasierte Apps sind digitale Portfolios über die Arbeit am Tablet im Gruppenalltag und als Desktop-Variante am PC gleichermaßen zu nutzen. Umfängliche Sprachanlässe unterstützen ebenso Familien mit Mehrsprachigkeit. Besonders aktuell können Familien mit Fluchterfahrungen hiervon profitieren.

Kindergarten-Apps

Angesichts der große Anzahl an Apps für Kinder auf dem digitalen Markt sollte auf die Empfehlungen von Experten zurückgegriffen werden: So bietet das Deutsche Jugendinstitut eine Datenbank „Apps für Kinder“ an (http://www.dji.de/index.php?id=43348) und auch die Stiftung Lesen gibt dazu Empfehlungen heraus (http://www.stiftunglesen.de/initiativen-und-aktionen/digitales/digitale_empfehlungen/). Darin werden die Möglichkeiten der Nutzung digitaler Medien für Kinder wie Bilderbücher, Fotogeschichten, zum Malen und Gestalten oder für Buchstaben- und Zahlenspiele vorgestellt.

Online-Portale

Inzwischen existieren vielfältige Möglichkeiten, die Anmeldung für einen Kitaplatz über ein Online-Portal für Eltern von zu Hause aus zu realisieren.

Die Online-Anmeldung kann jedoch auch für Eltern eine Herausforderung sein, denn nicht alle verfügen über die notwendige Hard- und Software oder nur begrenzt über die notwendige Medienkompetenz. Ebenso gibt es Familien, die den digitalen Medien eher zurückhaltend gegenüberstehen. Daher muss der persönliche Weg zur Leitung der Kita in den Anmeldemodalitäten weiterhin eine Option bleiben.

Digitale Elternkommunikation

Zu den neuen Möglichkeiten der Elternkommunikation gehört zudem die Distribution von regelmäßigen Elterninformationen, Elternbriefen, Newslettern und Verwaltungsschreiben (z.B. Rechnungen) auf elektronischen Kommunikationswegen. Hierdurch verschmelzen die pädagogischen Informationen mit den Verwaltungsleistungen im digitalen Kommunikationskonzept der Einrichtung. Diese Möglichkeit der Kommunikation mit Eltern bietet eine Reihe von Vorteilen (Nachhaltigkeit, besser wahrnehmbar, als Aushänge in der Kita), erfordert aber auch ein klares und verständliches Kommunikationskonzept, das alle Eltern einbezieht und niemanden ausschließt.

Es gibt verschiedene Apps, die eine einfache und direkte Kommunikation mit den Eltern unterstützen. Solche Apps ermöglichen beispielsweise:

  • alles auf einen Blick: Informationen der Eltern unkompliziert festhalten

  • direkt im Geschehen: Notizen und Einträge an die Eltern versenden

  • gemeinsame Ziele: Elterngespräche dokumentieren

  • Entwicklung des Kindes auch zuhause: Elternzugang zum Portfolioordner

Digitale Kinderdokumentation

Inzwischen gibt eine Vielzahl von Softwaresystemen, die sowohl die Kinderdokumentation, Rechnungslegung und Personalplanung in sich vereinen. Diese Anwendungen werden sowohl als Cloud-basierte Lösung oder zum Inhouse- Betrieb angeboten.

Ein anderes Beispiel ist das Micos-Konzept, das ermöglicht, alle Verwaltungsarbeiten in einem System zu bearbeiten.

Auch bei dem Micos-Konzept steht eine technische Verbindung vom Betrieb auf den Computern der Einrichtung bis hin zu einer Cloud-Lösung mit eigener Web-App zum Arbeiten auf mobilen Endgeräten zur Verfügung.

Inzwischen werden von zahlreichen Kommunen zur besseren Steuerung der Kitaplatzvergabe digitale Lösungen implementiert. Diese sollen es Eltern einerseits ermöglichen, sich über Web-Portale bei einer Kita anzumelden und gleichzeitig die Organisation und Steuerung der Platzvergabe in der Kommune besser unterstützen. Viele dieser Systeme bieten die Möglichkeit, sowohl die Vormerkung und Anmeldung für Eltern als auch die Verwaltung dieser Anmeldung für Kommune und den Träger der Kita zu administrieren. Gleichzeitig können Verwaltungstätigkeiten wie Kalkulation der Elternbeiträge, Dokumentationstätigkeiten und Personalplanung über separate Module erweitert und durchgeführt werden. Ziel der Verwaltungssysteme ist die Leitung von händisch ausgeführten, analogen Routinetätigkeiten zu entlasten. Am Beispiel von „Little Bird“ kann dies verdeutlicht werden. Es ist möglich, den gesamten Prozess der Verwaltung eines Kindes in einer Kita Workflow basierten Software abzubilden.

Die Eltern melden ihr Kind über das Kita-Portal in einer Kita an. Der Datensatz mit den relevanten Informationen ist somit sowohl der Kommune wie auch der Kita und dem Träger bekannt. Somit ist für alle Beteiligten eine Planung der Kitaplätze in der Zukunft möglich. Mit der Aufnahme des Kindes ändert sich dessen Status. Die Daten müssen nun nicht noch einmal erfasst werden. Ein Kita-Vertrag mit den notwendigen Dokumenten, kann direkt aus den Systemen erstellt werden. Viele Systeme verfügen daher über Schnittstellen zu klassischen Office-Anwendungen. Die digitalen Stammdaten müssen nur noch um relevante Informationen wie z.B. Bankverbindung der Eltern zur Abbuchung der Elternbeiträge, Ärzte des Kindes und besondere Merkmale wie Allergien und Unverträglichkeiten, Abholberechtigungen, etc. ergänzt werden. Über eine digitale Anwesenheitsdokumentation wird nun direkt in der Kita-Gruppe erfasst, zu welchen konkreten Zeiten das Kind die Kita besucht hat. Aus einem im Programm hinterlegten Abrechnungsschlüssel, welcher der Elternbeitragsordnung entspricht, können nun direkt aus der Verbindung der Datensätze Anwesenheit und Abrechnungsschlüssel die Rechnung für die Elternbeiträge erstellt werden. Je nach Organisationsstruktur der Kita können die Rechnungsdaten nun direkt im System gebucht oder an eine externe Buchhaltungssoftware des Trägers oder Steuerberaters übergeben werden.

Neben der Abrechnung der Kita-Gebühren sind auch weitere Abrechnungen wie z.B. die Essengeldabrechnung möglich. Tagesaktuelle Statistiken wie Anwesenheit der Kinder, Gruppengröße, Alter, Geschlecht, Nationalität können jederzeit einfach aus dem System generiert werden. Diese Daten stehen der Kita-Leitung quasi auf Knopfdruck zur Verfügung. Die notwendigen Berichte müssen nur einmal in der Einführung des Systems angelegt werden. Einige Softwareprodukte vereinen verwaltende und pädagogische Dokumentationsmöglichkeiten in einem System.

Mit dem Austritt des Kindes können erfasste Daten elektronisch an die Eltern übermittelt werden. In digitalen Systemen kann nun eine datenschutzkonforme Behandlung der Datensätze erfolgen. Diese sind nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist zu löschen. Eine Archivierung der Papierakten entfällt und die damit verbundenen Risiken und organisatorischen Belastungen (Platz für Archiv, Archivkontrolle).

Die Nutzung von mobilen Endgeräten ermöglicht eine große Flexibilität der Arbeit. Die Leitung kann auch außerhalb ihrer Kita verwaltende Tätigkeiten, z.B. im Homeoffice, ausführen. Die Möglichkeit des Bring your own Device (BYOD) macht über entsprechende Webanwendungen das Arbeiten auf privaten Endgeräten der Leitung und pädagogischen Fachkräfte möglich und führt zu einer Kostensenkung bei der Beschaffung technischer Ausstattung für Verwaltungstätigkeiten. Die Systeme unterstützen eine Interoperabilität von verwaltenden und pädagogisch leitenden Funktionen und Prozessen.

Somit führen Softwaresysteme für verwaltende Prozesse zu

  • einer Entlastung der Leitung und der Organisation,

  • einer besseren Zusammenarbeit der verschiedenen beteiligten Personen,

  • einer Kostenreduktion im Bereich der technischen Ausstattung,

  • einer hohen Datenkonsistenz und Datensicherheit,

  • ermöglicht eine bessere Verbindung von Beruf und Familie,

  • erhöht die Prozess- und Servicequalität.

Ergänzende Arbeitshilfen

Muster-Dienstanweisung: Digitale Medien

Regeln Sie den Umgang mit Mobiltelefonen und Smartphones während der Arbeitszeit durch eine entsprechende Dienstanweisung. Nehmen Sie dort auch auf, wie die Regelungen zur Weitergabe von internen Informationen auf digitalen und sozialen Plattformen sind. Nutzen Sie dazu dieses Muster als Formulierungshilfe. Dokument herunterladen

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