Abschnitt: Die Kita als Organisation → Ablauforganisation
 

Warum Prozesse so wichtig sind

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© bht2000 / Adobe Stock

In einem wachsen Maße geriet die Ablauforganisation als Organisation von Abläufen zu Beginn der 1990er Jahre in das Zentrum der betriebswirtschaftlichen Lehre und Praxis, wenngleich bereits einige historische Vorläufer der klassischen Organisationstheorie auf die Möglichkeit der stärkeren Ausrichtung des Managements an betriebliche und unternehmerische Vorgänge verwiesen haben. Die Hinwendung zum Prozessdenken mündete in das Verständnis von Organisation als »Prozessorganisation« und in Strategien des »Business Process Reengineering«, also der Revision von Organisationen unter dem expliziten Blickwinkel der in ihnen dominierenden Abläufe. Inzwischen gilt die Perspektive auf Organisationen als Gebilde, welche wesentlich von Prozessen charakterisiert sind und ihren Sinn und Zweck im Grunde lediglich über ihre Prozesse realisieren können, als anerkannt und nahezu selbstverständlich. Das soll nicht sagen, dass dies zu einer völligen Abkehr von einem Primat der Aufbauorganisation geführt, diese Perspektive auf Organisation und ihre Entwicklung aber substanziell ergänzt hat.

Somit kann man auch eine Kita als Organisation ansehen, die sowohl von ihrem strukturellen Aufbau als auch von ihren Prozessen her betrachtet werden kann resp. muss. Entsprechende Wechselwirkungen zwischen Struktur und Prozessen sind zu berücksichtigen, worauf auch die folgende Abbildung hinweisen möchte.

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Abb.1: Die »Organisation Kita« als Gebilde mit Strukturen und Prozessen (eigene Darstellung)

Prozesse und Prozessmanagement – Begriffsverständnisse

Bei der Aufgabengliederung einer Kita muss also die Art und Weise ihrer Abläufe berücksichtig werden. Der Sprachgebrauch der BWL und des Managements wird diesbezüglich dominiert vom Begriff des »Prozesses«. In einem ersten Zugang versteht Landes (2013) einen Prozess als »die Darstellung von aufeinanderfolgenden Aktivitäten, die gemeinsam Kundennutzen schaffen«.

Um das Verständnis für Prozesse weiter zu schärfen, sollte man ergänzend eine etwas ausführlichere und strukturiertere Definition nach Franke (2000, zit. in Reimer, 2009) heranziehen.

Demnach sind Prozesse zu verstehen als:

  • eine zeitliche und logische Abfolge (einmalig, sporadisch, permanent)

  • miteinander verknüpfter Tätigkeiten (ausführenden oder planenden)

  • durch einen Akteur (Mensch, Maschine)

  • an einem Objekt (materiell oder immateriell)

  • mit einem bestimmten Ergebnis (Output, Zielerreichung)

  • in der Verantwortung einer Person (planen, steuern, regeln).

Das Management von Prozessen kann mit Landes (2013) als »zielgerichtete Einbindung dieser Abläufe in einen Steuerungskontext« verstanden werden. Wesentliche Arbeitsschritte des Prozessmanagements sind die Erfassung, die Abbildung bzw. Dokumentation, die Verbesserung der Prozesse sowie die Implementation der verbesserten Variante.

Die Abbildung und Dokumentation von Prozessen kann über die Sammlung wesentlicher Abläufe in sog. »Prozessregistern« bis zu »Prozesslandkarten« reichen. Die wichtigen Abläufe einer Organisation sind dann idealerweise nicht nur in einer Übersicht (bspw. als Teil eines Handbuchs) zusammengefasst worden, sondern auch mit ihrem Bezug aufeinander dargestellt.

Literatur

Franke, W. (2000): Prozessorientierte integrierte Managementsysteme. Landesanstalt für Umweltschutz Baden-Württemberg, Karlsruhe.

Landes, B. (2013): Prozessmanagement. In: Grunwald, K./Horcher, G./Maelicke, B. (Hrsg.): Lexikon der Sozialwirtschaft. 2. Auflage. Nomos, Baden-Baden, S. 808–809.

Reimer, M. (2009): Pädagogisches Controlling: Grundlagen – Notwendigkeiten – Anwendungen. VS Verlag, Wiesbaden.

Ergänzende Arbeitshilfen

Aufgabenkalender für die Ermittlung der Ablauforganisation

In diesem Beispiel soll anhand einer Liste von Verwaltungsaufgaben deutlich gemacht werden, dass ein erster Schritt hin zu einer genau definierten Ablauforganisation ein „Kalender“ der in Kooperation mit dem Träger zu erledigenden Aufgaben sein kann. Dokument herunterladen

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