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So konzipieren Sie Ihre Kernprozesse

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Um die Kernprozesse anschaulich zu machen, wird in der Regel die grafische Aufbereitung in Form von Flussdiagrammen bevorzugt. Eine entsprechende Darlegung erfolgt (auch aus Gründen der Allgemeingültigkeit) typischerweise im Qualitätshandbuch der Einrichtung. Einige der Bestandteile oder ganze Kernprozesse können den Mitarbeitenden als Dienstanweisungen vorgegeben werden. Hier ist ein Beispiel für eine ausführlichere Abbildung eines Kernprozesses in einer Kindertagesstäte (Aufnahmeprozess) mit Verzweigungen aufgeführt.

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Abb. 1: Darlegung eines Kernprozesses in einer Kindertagesstätte (Möller/Schlenthner-Möller, 2012)1

Übersichtliche und transparent gegliederte Prozessdarstellungen sind in der Kita-Praxis zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch nicht durchgehend gegeben. Hervorzuheben sind die in diesem Beispiel gut realisierten Anforderungen an die Visualisierung eines Kernprozesses: Der Kundenbezug ist eindeutig, mit der Elternanfrage ist der »Prozessauslöser« eindeutig geregelt, auch die beiden möglichen Endpunkte sind mit »schriftliche Absage« oder »Aufnahme« klar formuliert. Der Ablauf ist transparent dargestellt, wesentliche Verzweigungen sind kenntlich gemacht. Heranzuziehende Dokumente sind ebenso wie zu erstellende oder zu ergänzende Unterlagen an den entsprechenden Prozessstellen angegeben.

Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für die Prozessabfolge einer Stellenneubesetzung im beschleunigten Verfahren (wegen Beschäftigungsverbot), wobei vor allem die Kooperation zwischen der Einrichtung und dem Träger bzw. der Geschäftsstelle geregelt wurde.

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Abb. 2: Prozessabfolge einer Stellenneubesetzung (eigene Darstellung)

Wenn eine Kita bereits eine Auswahl getroffen hat und nunmehr mit der Beschreibung bzw. dem Design des Kernprozesses beginnen möchte, können folgende Fragen den Einstieg erleichtern:

Leitfragen zum Einstieg in die Beschreibung bzw. dem Design eines Kernprozesses

  • Wie möchten wir den Prozess nennen?

  • Wer ist Adressat bzw. Adressatin des Prozesses und welche Anforderungen stellt er/sie an den Prozess?

  • Wie ist das Prozessziel bzw. sind die Prozessziele zu beschreiben? Was möchten wir mit diesem Prozess (am Ende) bewirken?

  • Womit beginnt der Prozess bzw. was löst ihn aus?

  • Was ist das Prozessende?

  • Welche Stellen sind an der Durchführung beteiligt?

  • Wo sind entscheidende Verzweigungen?

  • Wer ist der/die Prozessverantwortliche?

  • Können wir den erfolgreichen Ablauf des Prozesses objektiv bestimmen?

Die analytische Differenzierung von Kernprozessen

Es ist bereits erwähnt worden, dass unter Prozessen nicht einzelne Verrichtungen, sondern eine Zusammenfassung, ein »Bündel« von Aktivitäten verstanden wird. Aus Gründen der Transparenz von Kernprozessen und ihrer Komponenten, aber auch, um anschließend tiefgehende Untersuchungen zu ermöglichen, sind sie systematisch auszudifferenzieren.

Folgende Schritte sind dabei anzuraten:

  1. 1.

    Ausdifferenzierung der Kernprozesse in Teilprozesse,

  2. 2.

    Ausdifferenzierung der Teilprozesse in Prozessschritte,

  3. 3.

    Ausdifferenzierung der Prozessschritte in Arbeitsschritte (Einzelvorgänge).

Die folgende Abbildung zeigt formal die Stufen der differenzierten Abbildung von Kernprozessen und ihrer Komponenten auf:

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Abb. 3: Design und differenzierte Gliederung von Kernprozessen (eigene Darstellung)

Es handelt sich in diesem Beispiel um einen Kernprozess, der in drei Teilprozesse gegliedert wurde, welche jeweils wieder aus drei Prozessschritten bestehen. Den Prozessschritten sind schließlich auf der untersten Ebene dieser »Dekomposition« einzelne Arbeitsschritte zugeordnet bzw. zugewiesen.

Wie detailliert eine solche Differenzierung erfolgen sollte, ist umstritten. Bei Franke (2010) ist der Rat von Praktikern bzw. Praktikerinnen der Prozessanalyse zu lesen, dass jeder Teilprozess jeweils ca. 10 bis 15 Prozent des Geschäftsprozesses abdecken sollte. Kitas sollten u.E. jedoch keine verbindlichen Vorgaben gemacht werden. Sie sollten sich vielmehr an ihrem individuellen Bedarf zur Untergliederung ausrichten. Wichtig ist allerdings, jedem Teilprozess spezifische Teilergebnisse zuzuweisen.

Literatur

Franke, W. (2000): Prozessorientierte integrierte Managementsysteme. Landesanstalt für Umweltschutz Baden-Württemberg, Karlsruhe.

Möller, J.-Chr./Schlenthner-Möller, E. (2012): Kita-Leitung. Leitfaden für Qualifizierung und Praxis. 5. Auflage. Cornelsen, Berlin.

Ergänzende Arbeitshilfen

Regeln und Beispiele von Kernprozessen

Jede Kindertagesstätte sollte die Kernprozesse des Hauses identifizieren und mindestens für alle intern Beteiligten verbindlich darlegen. In dieser Arbeitshilfe finden Sie die Regeln zur Konzeption von Kernprozessen und Beispiele. Dokument herunterladen

Es sei noch einmal darauf hingewiesen, dass es sich bei den beiden Darstellungen lediglich um Beispiele für Prozessdesigns handelt; die konkrete Ausgestaltung vor Ort kann sehr unterschiedlich ausfallen.


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