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Das personalbezogene Rechnungswesen – eine umfassende Aufgabe

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Zentrale Begriffe für das personalbezogene Rechnungswesen sind Personal- und Sozialkosten. »Als Personalkosten werden die periodenbezogenen Kosten verstanden, die für den Einsatz des Produktionsfaktors Arbeit verursacht werden.« (Hentze/Graf, 2005). Konkret sind damit die Bruttogehaltssumme1 einschließlich aller Zulagen und Zuschläge sowie die Personalnebenkosten gemeint. Dabei unterscheidet man bei den Personalnebenkosten solche, die gesetzlich oder tariflich festgelegt wurden und solche, die als betriebliche Leistung freiwillig gezahlt werden. Diese Personalnebenkosten werden auch als sogenannte Sozialkosten bezeichnet.

Zu den gesetzlichen Sozialleistungen zählen die Beiträge der Arbeitgeber zur gesetzlichen Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung sowie Versicherungsbeiträge gegen Betriebsunfälle und Berufskrankheiten oder die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Hinzu kommen Leistungen aufgrund des Mutterschutzes und die Bezahlung von Feiertagen.

Tarifvertraglich werden insbesondere Regelungen über Urlaubslänge, Urlaubsgeld, Art und Höhe von Gratifikationen, Weihnachtsgeld, 13. Monatsgehalt, betriebliche Altersversorgung, Familienbeihilfe und Vermögensbildung zwischen den Tarifvertragsparteien vereinbart. Dabei können sich tarifvertragliche und freiwillige Leistungen überlappen.

Freiwillige Sozialleistungen dienen heutzutage insbesondere der Mitarbeiter/innen-Gewinnung, -Bindung und -Motivation. Sie unterteilen sich in Geld-, Sach- und Dienstleistungen und reichen von Zuschüssen zum Öffentlichen Nahverkehr über Mittagsverpflegung bis hin zu garantierten Kita- und Krippenplätzen.

Erfasst werden die Personal- und Sozialkosten im internen Rechnungswesen des jeweiligen Trägers, und zwar in der Gewinn- und Verlustrechnung. Dabei unterscheidet man die Positionen:

  • Löhne und Gehälter (Bruttobetrag)

  • Soziale Abgaben (Arbeitgeberanteile zur Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung sowie zur Berufsgenossenschaft)

  • Aufwendungen für Altersversorgung (Pensionszahlungen und -rückstellungen)

  • Aufwendungen für Unterstützung (u.a. Kur- und Arztkosten, Heirats- und Geburtshilfen, Krankheitsunterstützungen).

Personalkostenrechnung und -planung

»Die Personalkostenrechnung beschränkt sich auf die Erfassung und Verrechnung aller Kosten für personalbezogene Aktivitäten. Sie dient der Planung und Kontrolle personalwirtschaftlicher Maßnahmen, zeigt die Gesamtkosten der Personalwirtschaft und ermöglicht (…) den Soll-Ist-Vergleich und den Betriebsvergleich« (Hentze/Graf, 2005).

Im Kitabereich sind etwa drei Viertel aller anfallenden Kosten Personalkosten. Insofern sind diese Kosten ein entscheidender Faktor bei Wirtschaftlichkeitsüberlegungen. Die Personalkostenrechnung ermöglicht hierbei, sowohl Entwicklungen über mehrere Jahre als auch zwischen einzelnen vergleichbaren Kindertageseinrichtungen eines Trägers zu erkennen und nach Lösungsansätzen zu suchen.

Personalkosten sind natürlich viel mehr als die oben beschriebenen Lohn- und Gehaltszahlungen und Sozialleistungen. Hinzu kommen besondere Kosten für Personalbeschaffung, Personalentwicklung und Personaleinsatz.

Dies sind im Detail Kosten für:

  • Personalbeschaffung: Arbeitsmarktanalyse, Personalwerbung2, Personalauswahl und Personalbindung;

  • Personalentwicklung: Lehrgangsgebühren, Honorare/Reisekosten für Referenten, Reisekosten für Mitarbeiter/-innen, Lernmaterialien;

  • Personaleinsatz: Einarbeitung, Unfallfürsorge, Gesundheitsfürsorge, arbeitswissenschaftliche Maßnahmen.

Diese vielfältigen Kostenarten werden idealerweise einzelnen Kostenstellen zugewiesen. Dies sind im Kitabereich zumeist die jeweiligen Einrichtungen vor Ort. Um dispositive Entscheidungen treffen zu können, reicht die Personalkostenrechnung nicht aus. Dazu sind auch Sollwerte für das nächste oder sogar für die nächsten drei bis fünf Jahre notwendig, welche in einer Plankostenrechnung ermittelt werden. Diese Prognose der zukünftigen Ist-Kosten bezeichnet man als Personalkostenplanung.

Ausgangspunkt der Plankostenrechnung ist immer der »zukünftige quantitative und qualitative Personalbestand in den Organisationseinheiten«. Die daraus resultierenden direkten Personalkosten ergeben den größten Anteil der geplanten Personalkosten. Deshalb ist es eine zentrale Aufgabe der Leitungskräfte, die Stellenpläne ihrer Einrichtungen auf dem aktuellsten Stand zu halten, da diese Auskunft über den Ist-Personalbestand und die jeweiligen Qualifikationsstufen geben. In Verbindung mit den aktuellen und geplanten Belegungszahlen ergibt sich eine verlässliche Kalkulation des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs. Weitere Einflussfaktoren bei der Planung der direkten Personalkosten sind unter anderem tarifliche Gehaltserhöhungen, Veränderungen der gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Sozialleistungen und gesetzliche Neuregelungen3.

Neben den direkten Personalkosten für den jeweiligen Personaleinsatz fallen weitere Plankosten in den Bereichen Personalbedarfsermittlung, Personalbeschaffung, Personalentwicklung, Personalerhaltung, Personalfreistellung und Personalinformation an. Schließlich werden die Kosten für eine Mitarbeiter/-innen-Vertretung oder einen Betriebsrat mitberücksichtigt.

Literatur

Hentze, J./Graf, A.: Personalwirtschaftslehre 2. Bern, Stuttgart und Wien. 2005, S. 413. wirtschaftslexikon.gabler.de: wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/72028/personalwirtschaft-sachgebietstexte-v8.html

Ergänzende Arbeitshilfen

Beispiel: Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge

Worauf müssen Sie bei den Personalkosten achten und wie hoch sind die Sozialversicherungsabgaben? Hier finden Sie eine übersichtliche Tabelle, die angibt, wie sich die einzelnen Beiträge berechnen. Dokument herunterladen

Man spricht hier auch von der Entgeltsumme.


Darunter fallen neben den Kosten für Zeitungsannoncen mittlerweile auch Kosten für Personalwerbung im Internet.


Ein Beispiel wäre eine Veränderung des Betreuungsschlüssels im Kita- oder Krippenbereich.


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