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So funktioniert eine ordnungsgemäße Gehaltsabrechnung

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© Stockfotos-MG / Adobe Stock

Gehaltsabrechnung

Eine wichtige Aufgabe der Personalverwaltung ist die laufende Gehaltsabrechnung. Diese erfolgt in der Regel softwaregestützt und bei größeren Trägern auch ausgelagert in sogenannten Personalabrechnungszentren. Jede/r Mitarbeiter/in erhält monatlich1 eine Gehaltsabrechnung. Daraus können folgende Angaben entnommen werden:

  • wichtige personenbezogene Daten wie Beschäftigungsdauer oder Familienstand

  • Eingruppierung und Beschäftigungsumfang

  • Vergütung und sonstige Prämien und Zulagen sowie Jahressonderzahlungen

  • Vermögenswirksame Leistungen

  • Bruttogehalt insgesamt

  • steuerliche Abzüge (Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer)

  • Sozialversicherungsabgaben (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung)

  • Nettogehalt.

Die folgende Abbildung zeigt die monatliche Gehaltsabrechnung einer Erzieherin/eines Erziehers nach dem Tarifvertrag TVöD, Entgeltgruppe S8a, Stufe 3.

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Abb. 1: Beispiel für die Verdienstabrechnung einer Erzieherin / eines Erziehers im Gruppendienst

Die Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer werden unmittelbar vom Arbeitgeber nach der gültigen Lohnsteuertabelle berechnet, vom Gehalt einbehalten und an das zuständige Finanzamt überwiesen. Die Höhe der Abzüge richtet sich zum einen nach der Höhe der Bezüge und der jeweiligen Steuerklasse der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters, zum anderen werden weitere steuerlich relevanten Faktoren wie anerkannter Grad einer Schwerbehinderung mit einbezogen.

Ebenso behält der Arbeitgeber die Sozialversicherungsabgaben für Renten-, Arbeitslosen-, gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung ein. Zusammen mit seinen Arbeitgeberanteilen führt er die Beträge monatlich an die zuständigen Krankenkassen ab, die ihrerseits mit den Rentenversicherungsträgern und den Pflegekassen abrechnen.

Im öffentlichen Dienst kommt eine zusätzliche Altersversorgung für die Mitarbeiter/-innen hinzu, welche mit den jeweiligen Zusatzversorgungskassen abgerechnet wird.

Sofern die Mitarbeiter/innen vermögenswirksame Leistungen in Anspruch nehmen, muss der Arbeitgeber diese Beträge an das vom Beschäftigten gewählte Institut wie zum Beispiel eine Versicherung oder eine Bausparkasse überweisen.

Wichtige Arbeitspapiere

Aus den vorherigen Punkten ergibt sich, dass es eine Reihe von wichtigen Nachweisen gibt, welche für das Arbeitsverhältnis wichtig sind und von der Mitarbeiterin an die Personalverwaltung beim Eintritt ins Unternehmen zu übergeben sind:

  • Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (bis 2013 Lohnsteuerkarte)

  • Sozialversicherungsausweis

  • Arbeitszeugnis/Abschlusszeugnis

  • Kindergeldbescheinigung (nur bei Angestellten im öffentlichen Dienst und Beamte)

  • Urlaubsbescheinigung

  • Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen

  • Nachweis Krankenkasse

  • Bescheinigung über arbeitsmedizinische Untersuchungen.

Ergänzende Arbeitshilfen

Muster-Information für Mitarbeiter: Erkrankung im Urlaub

Erkrankt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin im Urlaub, zählen die Tage der Erkrankung nicht als Urlaubstage, wenn alle gesetzlichen Anforderungen an eine Krankmeldung im Urlaub eingehalten werden. Mit diesem Schreiben informieren Sie Ihre Mitarbeiter/innen über das richtige Vorgehen. Dokument herunterladen

Einzelne Träger verschicken nur Gehaltsabrechnungen, wenn sich im laufenden Monat etwas verändert hat.


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