Nutzen Sie Personalstatistiken zum Überblick
Die Personalstatistik rundet die Personalinformationswirtschaft ab. Sie liefert Informationen zum vorhandenen Zahlenmaterial in Form von Kennzahlen, Quoten oder graphischen Darstellungen und stellt diese den anderen Bereichen der Personalwirtschaft zur Verfügung. Insofern ist sie primär ein internes Informationsinstrument für die unterschiedlichen Führungsebenen und den Betriebsrat bzw. die Mitarbeiter/-innen-Vertretung. Darüber hinaus gibt es gesetzliche Verpflichtungen, Informationen an externe Stellen wie statistische Ämter, Sozialversicherungsträger oder der Agentur für Arbeit zur Verfügung zu stellen.
Die Personalstatistik ist in folgende Teilbereiche gliedern: Personalstruktur, Personalbewegungen, Arbeitszeit, Entlohnung und soziale Leistungen. Da im Handlungsfeld der Kindertageseinrichtungen die Bereiche Arbeitszeit, Entlohnung und soziale Leistungen größtenteils gesetzlich oder tariflich vorgegeben sind, liegt der Schwerpunkt in diesem Beitrag auf den ersten beiden Kriterien Personalstruktur und Personalbewegungen. Die Personalstrukturstatistik informiert über die Zusammensetzung der Belegschaft nach Kriterien wie Geschlecht, Ausbildungsgrad, Alter, Familienstand oder Dauer der Betriebszugehörigkeit.
Interessant im Zusammenhang mit Fachkräftemangel und älter werdenden Belegschaften sind Zahlen zum betrieblichen Altersaufbau. Getrennt nach Fach- und Führungskräften lässt sich so proaktiv erkennen, in welchen Bereichen mittelfristig personell nachgesteuert werden muss. Ein klassisches Instrument dafür ist die Alterspyramide.
Die Personalbewegungsstatistik zeigt die Zu- und Abgänge des Personals. Zentral ist hier die Ermittlung der Fluktuation. Die Fluktuation wird über eine Kennzahl ermittelt, welche die Austritte zur Gesamtbelegschaft in Beziehung setzt.
Klassisch geschieht dies über die sogenannte Schlüter-Formel:
F (Fluktuation) = | Anzahl der Austritte | × 100 % |
Personalanfangsbestand + Zugänge |
Um geeignete Zahlen zu erhalten, ermittelt man die Fluktuation nicht für eine Gesamtorganisation, sondern zerlegt sie nach Kriterien wie regionaler Bezug, Geschlecht, Lebensalter und Fluktuationsgrund. Trotz allem ist es schwierig, aus dieser Kennzahl geeignete personalpolitische Maßnahmen zu ergreifen, da sich die »wahren« Gründe für ein Ausscheiden nur schwer ablesen lassen.
Eng mit der Fluktuation hängen zwei weitere Kennzahlen zusammen: die Entwicklung der Fehlzeiten, und hier insbesondere der Krankenstand1 sowie die Mehrarbeitszeiten (Überstunden). Sowohl Fluktuation als auch Krankenstand und Überstunden sind wichtige Indikatoren für die Arbeitsmotivation und das Arbeitsklima in einer Organisation.
Darüber hinaus gibt es eine Reihe von weiteren Kennzahlen, die in der Personalstatistik erfasst werden und als Grundlage für weitere personalwirtschaftliche Entscheidungen auf den jeweiligen Organisationsebenen genutzt werden.
Ergänzende Arbeitshilfen
4 Schritte der Personalentwicklung
Personalentwicklung muss bei den vorhandenen Kompetenzen der Fachkräfte ansetzen. Mit diesem 4-Schritte-Modell nehmen Sie ausgehend von diesen Kompetenzen Ihre Personalentwicklung strukturiert in den Blick. Dokument herunterladen
Zudem gibt es eine rechtliche Verpflichtung nach § 3 Abs. 1, Entgeltfortzahlungsgesetz den Krankenstand zu ermitteln. Hierbei geht es um die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall bis zu einer Dauer von sechs Wochen.