Abschnitt: Finanzen und Haushalt → Finanzbuchhaltung
 

In Sachen betriebliches Rechnungswesen sollten Sie sich auskennen!

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Ziele und Funktionen des Rechnungswesens in Kitas

Das betriebliche Rechnungswesen dient der systematischen Erfassung, Aufbereitung und Auswertung von in monetären und nicht-monetären, mengen- und wertmäßig erfassbaren, quantifizierbaren Daten und Informationen mit dem Ziel der Planung, Rechenschaftslegung, Kontrolle und Steuerung der Wirtschaftlichkeit einer Kita. Unternehmensrechnungen werden – wie in Abb. 1 überblicksartig dargestellt – für unterschiedliche Adressatengruppen (z.B. intern für die Geschäftsleitung, den Vorstand oder die Mitarbeitenden sowie extern für das Finanzamt, die Anteilseigner, Gläubiger etc.) erstellt. Sie erfüllen dabei unterschiedliche Funktionen (z.B. Informationserfassung, -speicherung, -verarbeitung und -weitergabe). Betriebliche Rechnungen finden stets unter Maßgabe gesetzter Ziele, Strategien und Restriktionen, vorhandener Mittel und zu erwartender Leistungsergebnisse statt, wobei die darzustellenden Beziehungen und Vorgänge in einer Einrichtung quantifiziert werden müssen, um errechnet, gemessen und überprüft werden zu können.

Unterscheidung zwischen internem und externem Rechnungswesen

Ein Wissen über das Rechnungswesen ist unverzichtbar für die Leitung und das Management von Kitas. So müssen je nach Ziel und Interesse Aufwands- und Ertragsrechnungen (z.B. Gewinn- und Verlustrechnung), die Vermögens-, Kapital- und Schuldenrechnung (z.B. Inventar, Jahresbilanz), eine Kosten- und Leistungsrechnung, Aus- und Einzahlungsrechnungen für die Ermittlung des Zahlungsmittelmittelbestands oder andere Rechengrößen durchgeführt werden. Die beiden erstgenannten Handlungsbereiche werden dem externen und alle anderen dem internen Rechnungswesen zugeordnet.

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Abb. 1: Überblick zum Rechnungswesen (Gabler Wirtschaftslexikon, 2017)

Das externe Rechnungswesen, auch als Buchführung bzw. Finanzbuchhaltung bezeichnet, ist zeitraumbezogen (Wirtschaftsjahr) und vergangenheitsorientiert und beruht auf größtenteils gesetzlich normierten Rechnungslegungsvorschriften und -grundsätzen. Es dient der systematischen Erfassung und Dokumentation der unterjährig anfallenden Geschäftsvorfälle mit dem Ziel der Bilanzierung aller Vermögens-, Kapital- und Schuldenverhältnisse einer Einrichtung. Neben den Rechnungslegungsgrundsätzen sprechen noch andere betriebswirtschaftliche Gründe für den Einsatz der Buchführung im Unternehmen: Es dient der innerbetrieblichen Kontrolle verwendeter Finanzmittel, es bildet sowohl die Grundlage für Kalkulationen von z.B. Entgelten, Pflegesätzen, Vergütungen, Pauschalen und Zuschüssen, der Übersicht von Schulden und Forderungen, zur Feststellung der Besteuerungsgrundlage, der Gewinn- und Verlustermittlung, als auch als Beweismittel gegenüber Behörden (z.B. Finanzamt) (Bachert, 2016).

Das interne Rechnungswesen, wozu insbesondere die Kosten- und Leistungsrechnung bzw. Betriebsbuchführung gehört, ermöglicht demgegenüber eine gegenwartsbezogene Kalkulation und Erfassung von betriebs-, produkt- bzw. dienstleistungsbezogenen Kosten und Leistungen mit dem Ziel der Ermittlung der Selbstkosten (Summe aller durch den betrieblichen Leistungserstellungsprozess entstanden Kosten).

Das Rechnungswesen stellt schließlich die Voraussetzung für die Unternehmensplanung und das Unternehmenscontrolling dar, welches u.a. Soll- und Ist-Vergleiche durchführt und sich vorwiegend auf die Daten und Informationen aus dem Rechnungswesen bezieht. Das Controlling kann sowohl gegenwarts- als auch zukunftsbezogen sein und dient der Identifikation von Abweichungen zwischen den tatsächlichen (Ist) und geplanten Kosten (Plan/Soll) für die gezielte Kosten- und Gewinnsteuerung, kurz Wirtschaftlichkeitsüberprüfung, eines Unternehmens. Darüber hinaus bauen auf dem internen und externen Rechnungswesen weiterführende betriebliche Rechnungen auf, wie z.B. Finanzierungs- und Investitionsrechnungen, die in der Regel zukunftsbezogen sind und der Ermittlung einer Entscheidungsgrundlage für betriebliche Investitionen oder der Vorteilsprüfung von verschiedenen Finanzierungsformen dienen. Alle weiteren Ausführungen beschäftigen sich ausschließlich mit der externen Rechnungslegung.

Historische Ursprünge der Buchführung

Erste systematische Überlegungen für die Dokumentation kaufmännischer Vorgänge finden sich bereits in Aufzeichnungen der alten Hochkulturen, insbesondere wenn es um die Überprüfung des Mitteleinsatzes im Rahmen von Großprojekten (z.B. Straßenbau, Bewässerungssystem und militärische Anlagen), die Überwachung der Staatfinanzen, die Führung von Inventarverzeichnissen und die Dokumentation einzelner Geschäftsvorfälle und Arbeitsvorgänge ging: »Unter anderem besitzen wir Kenntnis davon, dass die älteste Fabrikbuchhaltung mit monatlicher Gewinn- und Verlustrechnung und einem kontinuierlich geführten Inventar aus der Zeit um 2900 v. Chr. stammt und im Tempel Dublal-mach in Ur (Mesopotamien; heute: Irak) geführt wurde. Eine Buchführungspflicht für Kaufleute gab es in dieser Region (Babylonien) bereits im Jahre 1728 v. Chr.« (Bea/Schweizer, 2009). Kleine Tontafeln dienten bereits 3000–2800 v.Chr. als kaufmännische Belege.

Darüber hinaus lassen sich weitere Referenzen in den Abhandlungen der verschiedenen griechischen Philosophenschulen finden. Gemeinhin ist bekannt, dass Xenophon (430–354 v. Chr.) Autor einer der ältesten (noch landwirtschaftlich orientierten) Betriebswirtschaftslehren (oikonomikos) ist und Aristoteles (384–322 v. Chr.) methodische Grundlagen für die Lehre des Wirtschaftsbetriebs verfasst hat. In seinem Werk Politeia versteht Aristoteles den Wirtschaftsbetrieb als Haushalt, der mit begrenzten Mitteln die bestmögliche Mittelverwendung organisiert (im Gegensatz zur Chrematistik – dem durch Geldgier getriebenen Handel ohne höheren Zweck).

Ausdifferenzierte Systeme des Rechnungswesens zur Dokumentation finanzieller Vorgänge und Aufzeichnung realistischer Größen für Planungsprozesse stammen aus dem 12. Jahrhundert (z.B. Warenkalkulation und Preispolitik nach Ali ad Dimisqi, Rechnen mit indischen Zahlen und kaufmännisches Rechnen bei Leonardo Fibonacci Pisano) (Bachert, 2016). Grundlagen für die systematische Anwendung und Umsetzung der doppelten Buchführung wurden im 14. Jahrhundert in Italien gelegt, wie z.B. in der von Luca Paciolis 1494 veröffentlichten Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalità).

Als ein bedeutendes Werk im Rahmen der Entwicklung der Betriebswirtschaftslehre als Handlungswissenschaft im 18. Jahrhundert zählt auch die von Carl Günther Ludovici in Leipzig veröffentlichte Eröffnete Akademie der Kaufleute: oder vollständiges Kaufmanns-Lexicon (1752), das sich nicht weniger als die Korrektur des in den Jahren 1741-43 erschienenen fünfbändigen Werks Allgemeine Schatzkammer der Kaufmannschaft oder Vollständiges Lexicon Aller Handlungen und Gewerbe versteht.

Literatur

Bachert, R. (2017): Buchführung und Bilanzierung: Controlling und Rechnungswesen in Sozialen Unternehmen. 2. Auflage. Beltz Juventa, Weinheim u.a.

Bea, F.X./Schweizer, M. (2009): Allgemeine Betriebswirtschaftslehre. Bd. 1: Grundfragen. 10. Auflage. UTB, Stuttgart.

Springer Gabler Verlag (Hrsg.) (2017): Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort: Rechnungswesen. URL: http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/54795/rechnungswesen-v10.html

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