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Rechtliche Grundlagen: So klappt es mit der Buchführung

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Handelsrechtliche Vorschriften

Die handelsrechtlichen Vorschriften für die Einrichtung einer ordnungsgemäßen Buchführung und die Durchführung der Jahresabschlusserstellung rekurrieren auf den Begriff des Kaufmanns bzw. der Kaufleute. Wer am allgemeinen Geschäftsverkehr als Kaufmann teilnehmen kann, ist im Handelsgesetzbuch (HGB) im § 1 definiert:

  1. (1)

    »Kaufmann im Sinne dieses Gesetzbuchs ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt.

  2. (2)

    Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, daß das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert.«

Zu Kaufleuten werden Gewerbetreibende, wenn sie einen »in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb« benötigen (§ 1 HGB; Istkaufmann). Um als Istkaufmann zu gelten, ist ihre Eintragung in das Handelsregister deklaratorisch. Wenn es sich um einen Gewerbebetrieb ohne »in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb« handelt, ist demgegenüber eine Eintragung in das Handelsregister notwendig. Erst mit Eintragung wird die Kaufmannseigenschaft begründet bzw. konstitutiv (§§ 2, 3 HGB, Kannkaufmann).

Soziale Einrichtungen sind im Sinne des Handelsrechts häufig qua Rechtsform sogenannte Formkaufleute (§ 6 Abs. 2 HGB) wie z.B. Gesellschaften mit beschränkter Haftung (iVm. § 13 GmbHG), Aktiengesellschaften (i.V.m. § 3 AktG) oder Genossenschaften (iVm. § 17 GenG). Bei Vereinen und Stiftungen sind die Voraussetzungen nicht eindeutig im Gesetz geregelt.

Aus der Kaufmannseigenschaft im Sinne des Handelsgesetzbuchs erwachsen verschiedene Verpflichtungen, wie z.B. die folgenden Bilanzierungspflichten:

  • §§ 238–263 HGB: Buchführungsvorschriften für alle Kaufleute (vgl. § 1 ff. HGB),

  • §§ 264–289 HGB: Ergänzende Vorschriften für Kapitalgesellschaften,

  • §§ 290–315 HGB: Ergänzende Vorschriften für Konzerne (§ 315a HGB für börsennotierte Konzerne) und

  • §§ 336–339 HGB: Ergänzende Vorschriften für eingetragene Genossenschaften.

Steuerrechtliche Vorschriften

Zu den steuerrechtlichen Vorschriften zählen insbesondere die Abgabenordnung und die Einzelsteuergesetze. In der Abgabenordnung sind die grundsätzlichen Reglungen zum Steuer- und Abgabenrecht enthalten, wie z.B.

  • §§ 51–68 AO: Steuerbegünstigte Zwecke bzw. Gemeinnützigkeit,

  • §§ 140–148 AO: Pflichten zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen,

  • §§ 149–153 AO: Erstellung von Steuererklärungen und

  • § 154 AO: Kontenwahrheit.

In den Einzelsteuergesetzen (z.B. Einkommensteuer-, Körperschaft-, Gewerbesteuer-, Umsatzsteuergesetz) finden sich konkrete Bestimmungen zur Ermittlung spezifischer Steuern und Abgaben. Natürliche und juristische Personen, die nicht bilanzierungspflichtig sind, sind verpflichtet nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung bzw. Einnahme-Ausgaben-Rechnung durchzuführen. Was dabei nicht als Beleg (z.B. Quittungen, Rechnungen, Kassenbelege) nachgewiesen wird, kann nicht als Betriebseinnahme oder Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Hierbei wird bereits ein wichtiger Grundsatz für die Rechnungslegung deutlich: Belege müssen ordnungsgemäß gesammelt und für Nachweiszwecke sortiert abgelegt werden. Darüber hinaus finden sich in § 5 EStG andere Formen der Gewinnermittlung für Kaufleute und bestimmte andere Gewerbetreibende. Ggf. sind noch weitere Rechnungslegungsvorschriften und Regelungen zur Veröffentlichung von Daten über die wirtschaftliche Lage finden sich beispielsweise im Publizitätsgesetz (PublG), im Gesetz zur Modernisierung des Bilanzrechts (BilMoG) und ggf. in den International Financial Reporting Standards (IFRS).

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