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Buchführung: Ziele, Funktionen und Formen, die Sie kennen sollten

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Die Buchhaltung stellt den zentralen Teil des betrieblichen Rechnungswesens dar, da hier sämtliche wirtschaftliche Geschäftsvorgänge eines Unternehmens erfasst, dokumentiert und aufbewahrt werden. Die Buchhaltung wird aus gutem Grund häufig auch als die »Quelle aller Zahlen« eines Unternehmens angesehen. Das interne Rechnungswesen (z.B. die Kosten- und Leistungsrechnung) und das Controlling bedienen sich regelmäßig dieser Daten, Zahlen und Bewertungen, um die Wirtschaftlichkeit einer Einrichtung zu überprüfen.

Ziele der Buchführung

Die Buchhaltung verfolgt verschiedene Zielstellungen: Sie dient der systematischen, planmäßigen und lückenlosen Erfassung sämtlicher wirtschaftlicher Vorgängen innerhalb eines bestimmten Zeitraums (dem Wirtschaftsjahr) und ist für die Beleg- und Nachweisführung für alle Geschäftsvorgänge verantwortlich. Zu Geschäftsvorfällen zählen beispielsweise die Überweisung von Gehältern, der Ein- und Verkauf von Arbeitsgeräten sowie die Nutzung von Einrichtungsgegenständen und Verbrauchsgütern (sog. Abschreibungen für Abnutzung).

Funktionen der Buchführung

Die Buchhaltung erfüllt für das betriebliche Rechnungswesen verschiedene Funktionen (Wiese/Goldstein 2013, S. 129):

  • Sie dient in erster Linie der Selbstinformation einer Einrichtung und vermittelt einen kontinuierlichen Überblick zur wirtschaftlichen Vermögens- und Schulden- sowie Ertragslage eines Unternehmens.

  • Die Buchhaltung dient außerdem der Gewinnermittlung, die wiederum eine Grundlage für die Besteuerung darstellt. Eine Pflicht der Information über die Rechnungslegung besteht nicht nur gegenüber den Steuerbehörden, sondern auch gegenüber den Gesellschaftern bzw. Anteilseignern im Rahmen von Kapitalgesellschaften. Die in kaufmännischer Weise geführten Bücher dienen stets auch als Nachweis- und Beweismittel bei Streitigkeiten.

  • Die Buchhaltung bildet darüber hinaus eine Planungsgrundlage für andere Teile des betrieblichen Rechnungswesens, z.B. Kalkulation von Fachstunden oder Projekten.

  • Historisch-rechtlich gesehen wurden die Grundsätze und Vorschriften für die Buchhaltung im Sinne des Gläubigerschutzes entwickelt. So können sich Banken und Lieferanten mit Hilfe des veröffentlichten Jahresabschlusses über die Kreditwürdigkeit und Leistungsfähigkeit ihres Unternehmens informieren.

Formen der externen Rechnungslegung

Neben der kaufmännischen Buchhaltung, die im Folgenden noch ausführlicher dargestellt wird, gibt es noch andere Formen der externen Rechnungslegung, wie z.B. das kameralistische System für öffentliche Haushalte oder die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach Steuerrecht. Die Kameralisitik wird nur noch in wenigen Verwaltungen eingesetzt, deren Funktionen einerseits die Planung von Ausgaben und Einnahmen sowie die Aufstellung von Soll-Ist-Vergleichen, andererseits die Überwachung der Haushaltsführung sind. Der Dokumentation der wirtschaftlichen Geschäftsentwicklung sowie der Schulden- und Vermögenssituation wird dabei weniger Aufmerksamkeit geschenkt. Vielmehr geht es um die Zuweisung von in politischen Gremien demokratisch legitimierten Mitteln für öffentliche Aufgaben. Ziel der Kameralistik ist die Darstellung der Zahlungsströme.

Seit 2011 wurden entsprechend eines Innenministerbeschlusses die Buchführung in den Kommunen auf ein neues Verfahren umgestellt, die Kosten- und Leistungsrechnung in der öffentlichen Verwaltung, häufig auch als »Doppik« (doppelte Buchführung in Konten Soll und Haben) bezeichnet. Ziele dieser Reform waren die Einführung eines vergleichbaren Kontenrahmenplans, die Berücksichtigung des Werteverzehrs von Investitionsgütern (Abschreibungen) und die turnusmäßige Bewertung von Vermögen und Schulden im Rahmen der Inventur.

Bei der Einnahme-Ausgabe-Rechnung handelt es sich um die einfachste Form der Gewinnermittlung (vgl. § 4 Abs. 3 EStG), welche häufig von Selbständigen, Freiberuflern, Privatpersonen und Kleinunternehmen gewählt wird. Ziel dieser Rechnungslegungsform ist die Ermittlung eines Überschusses aus der Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben am Ende eines jeden Wirtschaftsjahres. Diese Rechnung ist von allen steuerpflichtigen Personen umzusetzen, die nicht nach den kaufmännischen Buchführungspflichten anderweitig verpflichtet sind (vgl. § 141 AO). Im Mittelpunkt der vorgenannten Verfahren der Rechnungslegung steht die Darstellung von Zahlungsströmen.

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