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Kontrollfunktion des Finanzcontrollings: Was Sie tun müssen, wenn Ihre Kita ihr Budget reißt

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Ursachenanalyse

Zu einem umfassenden Finanzcontrolling gehört neben der Identifikation und Bewertung von Abweichungen auch die Ursachenanalyse. Eine Budgetüberschreitung kann verschiedene Gründe haben, die jedoch identifiziert werden müssen, um geeignete Maßnahmen einzuleiten. Typische Ursachen für Diskrepanzen zwischen der Planung und der Realität können sein:

  • Ertragsminderung: Abmeldungen von Kindern, zu geringe Anmeldezahlen.

  • Kostensteigerung: Preiserhöhungen für Energie oder Miete, Tariferhöhung, Ausfall des Wertschöpfungsprozesses durch Streik.

  • Planungsfehler: Unzureichende Kalkulation einzelner Kostenarten, unrealistische Einschätzung der Belegung.

  • Leistungsausweitung: Es wurden mehr Kinder in der Kita angemeldet, als ursprünglich geplant. Damit stiegen auch die variablen Kosten, bspw. für Verpflegung und Wasserverbrauch.

Berichtsarten

Es sollte anhand der obenstehenden Ausführungen deutlich geworden sein, dass das Finanzcontrolling grundsätzlich verantwortlich ist für eine zweckdienliche Berichterstellung. Hervorgehoben werden muss, dass professionelle Anforderungen an die Berichterstellung gestellt werden müssen. Bettig (2013) vermerkt dazu, dass es Kernaufgabe des Controllings ist, »dem Management die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen …. Die Informationen müssen dabei korrekt und aussagefähig sowie verständlich, d.h. adressatenspezifisch aufbereitet sein«.

Wir unterscheiden zwischen drei Berichtsarten:

  • Standardberichte – zum Beispiel Tagesabschlüsse oder Monatsabschlüsse; dies sind sog »Routinesysteme«, da sie standardisiert und zu bestimmten Terminen geliefert werden.

  • Abweichungsberichte – zum Beispiel zu Abweichungen im Monatsabschluss; hier handelt es sich um Melde- und Warnsysteme, da sie lediglich zur Gefahrenabwehr in bestimmten (finanziellen) Situationen angefertigt werden.

  • Bedarfsberichten – zum Beispiel tiefergehende Analysen bei gravierenden Abweichungen; dies sind Berichte im Kontext von Abruf- und Auskunftssystemen, da sie lediglich auf Anweisung zu bestimmten Anlässen erstellt werden.

Kostenmanagement

Bei nicht mehr tolerablen Abweichungen muss ein Kostenmanagement einsetzen:

  • Dies kann dadurch geschehen, dass planerische Vorgaben durch die Kitaleitung gesichert und durchgesetzt werden.

  • Darüber hinaus können kurzfristig Anweisungen zur Höhe der Verausgabung von Geldern (anteilige Kürzung aller oder einiger ausgewählter Budgets) ebenso erlassen werden wie Haushaltssperren.

  • Angezeigt bzw. unumgänglich können schließlich auch Umsetzungen, Kürzungen von Arbeitszeiten bis hin zu betrieblich bedingten Freisetzungen sein.

Aufgabe und Anliegen des auf die Finanzen bezogenen Controllings ist schließlich auch, Lerneffekte für die Kita und/oder deren Träger zu generieren. Hierzu sind »analytische Rückkoppelungen« vorzunehmen, d.h. zu prüfen, inwieweit durch die Kita-Leitung und Kita-Mitarbeitende im Zuge ihrer Arbeit finanziell relevante Fehler vermieden, aber auch, inwieweit bei der Vorbereitung von künftigen Planungen gravierende Fehleinschätzungen minimiert werden können. Die folgende Abbildung soll den Bezug des Controllings im Hinblick auf Rückkoppelungen der Kontrolle zu Umsetzung und Sollwerten verdeutlichen.

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Abb. 1: Finanzcontrolling – Rückkopplungsbeziehungen (eigene Darstellung)

Literatur

Bettig, U. (2013): Operatives Controlling. In: Bettig, U./Christa, H./Faust, W./Kolhoff, L./Wiese, B./Goldstein, A. (2013): Betriebswirtschaftliche Grundlagen in der Sozialwirtschaft. Baden-Baden. Nomos/UTB, S. 248-259.

Ergänzende Arbeitshilfen

Übersicht: Aufgaben des strategischen und operativen Controllings

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