Budgets: Erfahren Sie mehr über diese wichtige Planungsgrundlage
Budget und Budgetierung
Ein Budget (=Haushaltsplan) stellt einen Plan von zukünftig zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben, Kosten und Leistungen dar, der Zielgrößen geordnet nach Betriebsteilen und Zeithorizont enthält bzw. an die Organisationsstruktur gekoppelt und von Bereichsverantwortlichen überwacht wird. Im Budget wird der finanzielle Rahmen für die Finanzierung der Ausgaben einer Einrichtung definiert, der für die Umsetzung der gestellten Aufgaben bzw. umzusetzenden Satzungszwecke zur Verfügung steht. Budgets dienen der Überwachung der Wirtschaftlichkeit und unterstützen die Erreichung sozialer Wirkungen in der Kitaarbeit.
Es handelt sich in der Regel um kurz- bis mittelfristige operative Pläne, welche die Verteilung von Ressourcen in einer Einrichtung beinhalten (z.B. Personal- und Sachmittel, Kosten- und Leistungen, Investitionen). In Budgets werden die einzelnen Kostenarten (z.B. Personal-, Sachkosten), aufgeteilt auf die jeweiligen Kostenstellen (z.B. Kitabetrieb, Verwaltung und Geschäftsleitung), überblicksartig dargestellt. Ein Budgetsystem umfasst mehrere Budgets einer Einrichtung, die aus zuvor aufgestellten Teilplänen (u.a. Finanzplan, Absatzplan, Beschaffungsplan) hervorgehen.
Die Budgetierung wird als Instrument des Controllings von Kindertagesstätten eingesetzt:
»Unter Budgetierung versteht man die Aufstellung eines monetären (insbesondere Kosten-) Plans, der pro Verantwortungsbereich im Unternehmen für die Planperiode (meist ein Jahr) (Kosten-)Werte ausweist, an die der jeweilige Vertreter innerhalb enger Grenzen gebunden ist« (Weber 1995, S. 131 f.).
Budgets haben insbesondere mit der Einführung des »Neuen Steuerungsmodells« (NSM) und der damit verbundenen marktwirtschaftlichen Sichtweise zur Steuerung, Leitung und Führung eine Renaissance erlebt, denn darin lassen sich übersichtlich alle Erlöse (z.B. Elternbeiträge, Zuschüsse, Spenden und sonstige Einnahmen) und Kosten (direkte und indirekte Aufwendungen zum Betrieb einer Einrichtung) darstellen. Mit der Einführung der Doppik (siehe Beitrag Buchhaltung) hat sich die Budgetierung auch in den kommunalen Verwaltungen durchgesetzt. In öffentlichen Einrichtungen sind die Regeln und Prinzipien für Budgets in den jeweiligen Gemeindehaushaltsverordnungen der Bundesländer festgelegt. Es gilt der Grundsatz, dass die Ausgaben bzw. Aufwendung gegenseitig deckungsfähig sind, also die Einzelbeträge in einem Budget nicht die Obergrenze darstellen. Die Bewirtschaftung des Budgets findet bis zur Summe des Gesamtbudgets statt. Eine Überziehung des Gesamtbudgets ist nach aktuellem Haushaltsrecht nicht statthaft (es sei denn, es wird ein Nachtragshaushalt vereinbart). In einigen Bundesländern sind nicht verausgabte Mittel eines Jahres in das Folgehaushaltsjahr übertragbar, in anderen nicht.
Arbeitsschritte im Budgetierungsprozess
Der Prozess der Budgetierung kann in verschiedene Phasen unterteilt werden: die Planung des Mitteleinsatzes auf Basis der gesetzten Ziele, die Aufstellung und Bewertung des Mitteleinsatzes in Geldeinheiten, die Genehmigung des Budgets und die Zuteilung an die Kostenstellen und schließlich die Überwachung der Budgetentwicklung in der jeweiligen Wirtschaftsperiode (vgl. Kaspers 2016).
Arten von Budgets
In Abgrenzung zu Finanz- und Produktbudgets können Kostenbudgets hinsichtlich ihrer Reaktionsfähigkeit auf Beschäftigungsänderungen in zwei Arten unterschieden werden: starre und flexible Budgets (vgl. Tabelle 1). Beim flexiblen Budget werden die Kosten in Abhängigkeit vom jeweils veränderlichen Beschäftigungsgrad (Auslastungsgrad) dargestellt (z.B. aufgrund unterschiedlicher Belegung, veränderter Bedarfe, steigender Nachfrage). In starren Budgets wird angenommen, dass die geplanten Kosten eine feste Obergrenze darstellen, die im Rahmen der betrieblichen Tätigkeit in der Regel nicht überschritten werden kann.
| starre Budgets | flexible Budgets |
Kostenvorgabe | Vollkosten je Kostenart | fixe und variable Kosten je Kostenart, Planung der Kosten für verschiedene Beschäftigungsstufen |
Zweck des Budgets | Steuerungsinstrument, Beschränkung der Kosten auf einen von der Leitung gewollten Betrag | Steuerungs- und Kontrollinstrument, Vorgabe der Kosten in Abhängigkeit von der Beschäftigung, Kontrolle Wirtschaftlichkeit und Kostenverursachung |
Anwendung | Kosten hängen nicht von Beschäftigung ab oder Abhängigkeit ist schwer erfassbar | Kosten hängen stark von Beschäftigung ab und können auf unterschiedliche Beschäftigungen umgerechnet werden |
Beispiel | Forschungs-/ Entwicklungsabteilung, Leistungskostenstellen, Personalabteilung, Buchführung | Fertigungsabteilung, Nahverkehr, Operationssaal im Krankenhaus, Autobahnmeisterei |
Tabelle 1: Eigenschaften flexibler und fixer Budgets nach Bachmann (2009, S. 150)
Ergänzende Arbeitshilfen
Merkblatt: Einführung eines Budgetierungssystems
Sie wollen ein internes Rechnungswesen in ihrer Kita umsetzen? Hier finden Sie die Schritte, die Sie für die Implementierung eines Budgetierungssystems befolgen sollten. Dokument herunterladen