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Wählen Sie das richtige Budgetierungsverfahren für Ihre Kita

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Verfahren zur Budgeterstellung

Im Rahmen der Budgetierung lassen sich allgemein drei idealtypische Verfahren unterscheiden, die in Zusammenhang mit dem jeweiligen Führungsstil in der jeweiligen Kita stehen können (Kortendieck 2008, S. 44; Kaspers 2016, S. 202):

  • Top-Down-Verfahren: In einer stark hierarchisch gegliederten Kitaeinrichtungen werden Budgetziele (Kosten, Umsätze, Betriebsergebnis) von der Geschäftsleitung über die Kostenstellen und ihre Abteilungen von oben nach unten aufgestellt. Es erfolgt eine Mittelzuweisung und Vorgabe von Budgetzielen gegenüber den Mitarbeitenden.

  • Bottom-Up-Verfahren: In Organisationen, die eher einen partizipativen oder demokratischen Führungsstil favorisieren, wird das Budget ausgehend von den Erwartungen und Zielen der Mitarbeitenden in den einzelnen Kostenstellen und Kostenstellenverantwortlichen (z.B. Kitaleitung) gebildet, die am genausten wissen, welche Kosten für welche Aufgaben in ihrem Tätigkeitsbereich anfallen und welche Leistungen angeboten werden können. Das Budget wird von unten nach oben kumuliert bzw. aggregiert.

  • Gegenstromverfahren: Auf Basis eines zentralen Wirtschaftsplans wird im ersten Schritt eine Grobplanung vorgelegt, die in den einzelnen Kostenstellen (z.B. Kitaeinrichtungen) inhaltlich abgestimmt und mit konkreten Planansätzen aktualisiert und durch z.B. individuelle oder gruppenbezogene Zielvereinbarungen mit konkreten Maßnahmenplanungen präzisiert wird. Im zweiten Schritt wird ein durch die Leitungsebene (z.B. Abteilungs- und Geschäftsleitung) überarbeiteter Budgetplan den Kostenstellenverantwortlichen erneut vorgelegt. Abschließend muss das im wechselseitigen Kommunikationsprozess entwickelte Budget durch das Top-Management (z.B. Träger) genehmigt und als verbindlich festgelegt werden. Es wird dabei davon ausgegangen, dass durch die Beteiligung der Mitarbeitenden eine hohe Akzeptanz und Motivation für die Erreichung der Budgetziele erreicht werden kann. Für dieses vertikal und horizontal ausgerichtete Verfahren werden von Klug und Kratzmann (2016, S. 133) folgende Umsetzungsschritte vorgeschlagen:

    1. 1.

      Vorjahreswerte werden aus der Buchhaltung übermittelt und die Geschäftsleitung teilt den Gesamtrahmen mit.

    2. 2.

      In jeder Teileinrichtung des Trägers wird ein Budget auf Basis der Vorjahreswerte erstellt und Justierungen vor dem Hintergrund aktueller Entwicklungen und der getroffenen Zielvereinbarungen werden erstellt.

    3. 3.

      Zwischen Budgetverantwortlichen (z.B. Kitaleiter/in) und Gesamtverantwortlichen (z.B. Controlling, Geschäftsleitung) wird das konkrete Gesamtbudget verhandelt.

    4. 4.

      Es erfolgt eine Fixierung und Genehmigung des Gesamt- und der Teilbudgets.

    5. 5.

      Durch die Kostenstellenverantwortlichen wird das Budget unterjährig (z.B. monatlich, quartalsweise, halbjährlich) überwacht.

    6. 6.

      Es findet vorwährend eine Analyse der Kostenverursachung und Wirtschaftlichkeitsprüfung statt.

    Darüber hinaus werden in der betriebswirtschaftlichen Literatur weitere Methoden der Budgetierung beschrieben, die auch in Kitas angewendet bzw. eingesetzt werden können:

  • Analytische Budgetierung: Hierbei werden Budgets auf Basis der in der Einrichtung stattfindenden Leistungsprozesse und Einsatzfaktoren (z.B. Personal, Räume, Material, Dienstreisen, Verwaltung) entwickelt. Eine Grundlage bildet die Kostenträgerrechnung. Die Gesamtkosten einer Dienstleistung ergeben sich aus der Summe der einzelnen Standardkosten eines Einsatzfaktors multipliziert mit dessen Menge (Kaspers 2016, S. 206 f.).

  • Gemeinkostenwertanalyse: Die Budgetierung dient nicht nur der Kostendifferenzierung und Wirtschaftlichkeitsprüfung, sondern auch der Steuerung der Gemeinkosten, also denjenigen Kostenbestandteilen, die nur indirekt auf die Kostenstellen und -träger verteilt werden können. Ziel dieser Analyse ist zunächst die Identifikation von Kostentreibern (z.B. Belegungsplätze, Betreuungsstunden, Mitarbeiterzahl, Gehälter, Kapazitätsauslastung, Betriebsgröße, Verwaltungsstunden). Mit Hilfe der Gemeinkostenwertanalyse sollen diejenigen Gemeinkosten reduziert werden, die keinen unmittelbaren oder nur einen mittelbaren Wert für die KlientInnen haben. Im Gemeinkostenmanagement werden Maßnahmen umgesetzt, die Kostensenkungen ermöglichen, ohne die Qualität der Leistungen zu reduzieren (z.B. durch effizientere Organisationsstruktur/-prozesse), oder zu Kostensenkungen bei gleichzeitiger Leistungseinschränkung führen (z.B. Einschränkung der Öffnungszeiten, kürzere Elterngespräche, Reduktion von Einzelveranstaltungen) (Kortendieck 2008, S. 45).

  • Zero-Base-Budgetierung bzw. Nullbasisbudgetierung: Bei dieser Methode wird nicht vom Vorjahresbudget ausgegangen, sondern das Budget wird von Grund auf neu geplant. Es wird ein Maßnahmenplan erstellt, anhand dessen je nach Prioritätensetzung den wichtigsten Maßnahmen im Budget zuerst Mittel zugewiesen werden. Bei allen anderen Maßnahmen muss entschieden werden, ob ein Minimal-, Normal- oder Zusatzeinsatz von Ressourcen notwendig wird. Da die genaue Ertragslage nicht exakt geplant werden kann und häufig unsicher ist, ob die geplanten Erlöse die tatsächlichen Kosten im Budget decken können, kann es in Kitas sinnvoll sein, die einzelnen Budgetpositionen an die in der jeweiligen Situation mögliche Mittelbereitstellung zu koppeln und den Leistungsprozess in verschiedene Budgetpakete zu unterteilen (Kaspers 2016, S. 205):

  • Grundbudget: zwingend notwendige Elemente für Leistungserbringung;

  • Ergänzungsbudget: Ressourceneinsatz für Kann-Leistungen zur Verbesserung der Leistungserbringung;

  • Verbesserungsbudget: Qualitätserhöhung und langfristige Absicherung.

Dadurch wird mess- und steuerbar, welcher (zusätzliche) Nutzen erzeugt werden kann, wenn im Planungszeitraum das Minimal-, Ergänzungs- oder Verbesserungsbudget je nach wirtschaftlicher Lage eingesetzt wird.

Ergänzende Arbeitshilfen

Merkblatt: Einführung eines Budgetierungssystems

Sie wollen ein internes Rechnungswesen in ihrer Kita umsetzen? Hier finden Sie die Schritte, die Sie für die Implementierung eines Budgetierungssystems befolgen sollten. Dokument herunterladen

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