Abschnitt: Anforderungen an die Kitaleitung → Zeitmanagement
 

Diese Elemente und Methoden des Zeitmanagements sollten Sie kennen

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Planung

Als Standard der Planung von Arbeitstagen wird in der Literatur nach wie vor die »ALPEN«-Methode favorisiert (Negri, 2013). Dieses Akronym »ALPEN« steht für (1) Aufgaben, Aktivitäten und Termine, (2) Länge, (3) Pufferzeit, (4) Entscheidungen und (5) Nachkontrolle.

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Abb. 1: Die ALPEN-Methode (Negri, 2013), eigene Darstellung

Die Elemente der »ALPEN«-Methode sind wie folgt zu umreißen:

  1. (1)

    Im Idealfall wird jeder Arbeitstag konsequent und angemessen entweder am Vorabend oder spätestens am Morgen des jeweiligen Tages geplant. Dabei sind die anstehenden Aufgaben, Aktivitäten und bereits feststehenden Termine zunächst in einer Aktivitätenliste zu erfassen bzw. zu notieren. Nach Erledigung jeder dieser Tätigkeiten kann im Tagesverlauf der entsprechende Posten abgehakt werden, Erfolgserlebnisse insbesondere nach Erledigung von schwierigen Aufgaben können sich einstellen.

  2. (2)

    Der nächste Schritt ist die Terminierung der Aktivitäten, also die zeitliche Bewertung des Umfangs der jeweiligen Tätigkeiten. Dabei sollte auch abgeglichen werden, welche Unstimmigkeiten zwischen anstehenden Aufgaben und festen Terminen entstehen können. Zu beachten ist, dass der Zeitaufwand insbesondere für neue Aufgaben tendenziell unterschätzt wird.

  3. (3)

    Arbeitstage von Führungs- und Leitungskräften sind in der Kita von Störungen selten nicht frei. Unvorhergesehene Unterbrechungen verschiedenster Art sind gänzlich nicht zu vermeiden. Verplant werden sollten bestenfalls lediglich 60 Prozent der verfügbaren Zeit. Die diesbezügliche »60:40-Regel« geht von jeweils ca. 20 % an unerwarteten und unvermeidlichen sowie spontanen Elementen (Führungstätigkeiten, kreative Zeiten, soziale und kommunikative Aktivitäten) aus. Es sind also Pufferzeiten in einen angemessenen Umfang zu reservieren, um das geplante Tagespensum wirklich realisieren zu können.

  4. (4)

    Um diese Regel einhalten zu können, sind sehr häufig Prioritäten zu setzen, also Entscheidungen zu treffen. Diese betreffen häufig Kürzungen, die jedoch im Hinblick auf die jeweilige Relevanz des Themas genau abgewogen werden müssen.

  5. (5)

    In Bezug auf die Nachkontrolle wird empfohlen, jeden Tag im Hinblick auf die Erfüllung des geplanten Programms zu überprüfen und das Unerledigte für den nächsten Tag vorzumerken.

Prioritäten setzen

Gutes Zeitmanagement erfordert ein Bewusstsein dafür, dass für die Erreichung von Zielen richtige Prioritäten gesetzt werden müssen. Hierzu ist die Fähigkeit zu entwickeln, bei der Disposition von Arbeitszeit jenen Aufgaben die größte Bedeutung einzuräumen, welche den größten Wert für die Zielerreichung aufweisen. Mit dem Pareto- und dem Eisenhower-Prinzip möchten wir zwei diesbezügliche Zugänge vorstellen.

Das Pareto-Prinzip

Im Zeitmanagement gilt über eine reine Aufgabenplanung hinaus die Maxime, dass es durchaus möglich ist, mehr in weniger Zeit durch Konzentration auf das Wesentliche zu erreichen. Die Notwendigkeit zur Priorisierung wurde nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto (1848- 1923) benannt. »Das Pareto-Prinzip macht deutlich, dass für die angemessene Erledigung einer Aufgabe meist deutlich weniger Zeit benötigt wird als für die perfekte Erledigung« (Bienecker, 2013).

Auch aktuelle arbeitswissenschaftliche Untersuchungen bestätigen die Gültigkeit der bereits intuitiv nachvollziehbaren These, dass es durchaus möglich ist, mit einem vergleichsweise geringen Aufwand bereits einen hohen Erfolg zu erzielen – jedoch nur, wenn die »richtigen Dinge« getan werden. Es geht mithin um die nicht ganz einfache Herausforderung, jene 20 Prozent der Aufgaben zu ermitteln, die bereits für 80 Prozent des Erfolgs verantwortlich sind. Das Pareto-Prinzip geht davon aus, dass sich eine entsprechende Investition in die Identifikation der entscheidenden Tätigkeiten nicht nur bei Projektkonzeptionen lohnt.

Es ist darauf hinzuweisen, dass die Anwendung des Prinzips sich im Rahmen der Priorisierung von einzelnen Elementen innerhalb eines Aufgabenkomplexes in zweierlei Hinsicht sehr lohnt:

  • So kann in Aufgabenvollzügen viel Energie und Zeit eingespart werden, wenn der Fokus auf die richtigen Aspekte eines Vorhabens gelegt wird. In der Managementliteratur wird in Anlehnung an die Physik hierzu der Begriff »Hebel« verwendet. Oder nach Goethe: »Wer das erste Knopfloch verfehlt, kommt mit dem Zuknöpfen nicht zu Rande«.

  • Darüber hinaus erinnert das Pareto-Prinzip an die Gefahr, mit unwesentlichen Details wertvolle Zeit zu verschwenden.

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Abb. 2: Das Pareto-Prinzip (eigene Darstellung)

Im Arbeitsalltag einer Kitaleitung bedeutet dies, dass zuvörderst eine Konzentration auf die wichtigen Aufgabenbestandteile erfolgen sollte. Mithin sind in die tägliche Agenda zunächst solche Tätigkeiten einzuplanen, die Priorität aufweisen, weil sie wesentlich zur Erledigung der Gesamtaufgabe oder der Lösung eines relevanten komplexeren Problems beitragen. Erst im Anschluss können diese besonders »leistungstreibenden« Tätigkeiten gemäß des Pareto-Prinzips um weitere 30 Prozent an solchen Tätigkeiten ergänzt werden, die zu weiteren zehn und damit insgesamt 90 Prozent Erfolg führen. Dieses Prinzip der Konzentration auf die so genannten »erfolgskritischen Aufgabenbestandteile« soll helfen, die knappe Zeit und die knappen Kräfte auf das im Rahmen der Ziele wirklich Produktive zu konzentrieren: »Anstatt sich mit Aufgaben aufzuhalten, die keinen angemessenen Mehrwert schaffen, sollte der eigene Perfektionismus (Nebensächlichkeiten, ‚Erbsenzählerei‘) gezügelt werden« (Müller-Schoppen/Kesper, 2011).

Das Eisenhower-Prinzip

Mitarbeitende und Führungskräfte sollten im Idealfall sicher sein, dass sie gerade an ihrer wichtigsten Aufgabe arbeiten. Hierfür liegt ein einfaches, jedoch wirkungsvolles Instrument zur Prioritätensetzung vor. In der Lehre vom Zeitmanagement wird nahezu durchgehend folgendes Raster aufgezeigt, welches das Verständnis für die Kriterien der Priorisierung von Aufgaben vertiefen soll:

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Abb. 3: Wichtigkeit und Dringlichkeit (Bienecker, 2013), eigene Darstellung

Nach dieser Maßgabe (auch »Eisenhower-Prinzip« genannt) werden Prioritäten anhand der Einschätzung von Wichtigkeit und Dringlichkeit gesetzt. Es erfolgt damit eine Unterteilung bzw. Ableitung in vier Stufen:

  • Prioritätsstufe 1: Aufgaben in diesem Bereich sind sowohl dringlich als auch wichtig. Typischerweise handelt es sich dabei um Tätigkeiten, die auf Krisen oder akute Probleme reagieren müssen. Sie sind sofort zu erledigen, im Idealfall ohne Unterbrechungen und mit einem angemessenen Zeitbudget.

  • Prioritätsstufe 2: Aufgaben in diesem Sektor sind von hoher Relevanz, aber niedriger Dringlichkeit gekennzeichnet. Solche Aufgaben (beispielsweise Mitarbeitendengespräche oder Klausurtage für das übernächste Jahr) sind rechtzeitig zu planen und ebenfalls mit einem hinreichenden Zeitbudget zu versehen.

  • Prioritätsstufe 3: Aufgaben in diesem Bereich sind dringlich, in ihrer Wichtigkeit jedoch als eher gering einzuschätzen. Oftmals handelt es sich um Tätigkeiten wie Korrespondenz oder unmaßgebliche Berichterstattung, welche (soweit möglich) auch delegiert werden können.

  • Prioritätsstufe 4: Aufgaben, die weder dringlich noch wichtig sind, sind häufig gar nicht zu erledigen, weil sie keine Konsequenzen aufweisen. In der Literatur werden diesbezüglich »Papierkorb«-Beispiele wie das Lesen überflüssiger Werbepost angegeben (Weisweiler/Dierscherl/Braumandl 2013).

An dieser Stelle sollte nicht unerwähnt bleiben, dass die Priorität einer Aufgabe sich grundsätzlich nach dem anzustrebenden Erfolg richten muss. Mit der Frage nach den Zielen und Möglichkeiten der Zielvorgaben stellt sich in der betrieblichen Steuerung einer Kita grundlegend die Frage, was Erfolg in der Organisation eigentlich ist. Prioritäten sind mithin im Zeitmanagement eng verknüpft mit den Grundsatz-, Ergebnis- und Rahmenzielen einer Kindertagesstätte, ihrer Leitungskräfte und Mitarbeitenden.

Die Verknüpfung von Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresplanung

Persönliche Desorganisation bis hin zum überhäuften Schreibtisch sind häufig die Folge mangelhafter Schwerpunktsetzungen. Ein persönlicher Aufgabengliederungsplan sollte in enger Verbindung zu den länger- und mittelfristigen Zielsetzungen stehen und bleiben. Die folgende Abbildung zeigt eine »Blaupause« für eine solche Verknüpfung von Jahresplanung und Tagesplanung auf, wobei die Ziele als wesentliche steuernde Instanz für die Setzung von Prioritäten im Vordergrund stehen:

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Abb. 4: Die Verknüpfung von Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresplanungen (eigene Darstellung)

Über eine solche Vorgehensweise soll vermieden werden, dass die übergeordneten Zielsetzungen der Kitaleitung in der Zeitplanung unberücksichtigt bleiben, Prioritäten nicht oder falsch gesetzt werden, die Übersicht über anstehende wesentliche Aufgaben und Aktivitäten verloren geht sowie beim Versuch, zu viel auf einmal zu tun, die Effizienz leidet.

Literatur

Bienecker, M. (2013): Zeitmanagement. In: Grunwald, K./Horcher, G./Maelicke, B. (Hrsg.): Lexikon der Sozialwirtschaft. 2. akt. u. vollst. überarb. Auflage. Nomos, Baden-Baden, S. 1128–1133.

Müller-Schoppen, E./Kesper, B. (2011): Management-Wissen kompakt. Frankfurt, BOD GmbH.

Negri, Chr. (2013): Persönliche Arbeitstechnik. In: Steiger, Th./Lippmann, E. (Hrsg.): Handbuch angewandte Psychologie für Führungskräfte. Führungskompetenz und Führungswissen. Bd. I, 4., Vollständige bearbeitete Auflage. Springer Medizin, Berlin; Heidelberg.

Weisweiler, S./Dierscherl, B./Braumandl, I. (2013): Zeit- und Selbstmanagement. Ein Trainingsmanual. Springer, Berlin; Heidelberg.

Ergänzende Arbeitshilfen

Übung: Was heißt Zeit/Zeitmanagement für mich?

Mithilfe dieser Übung können Sie erkennen, welche Bedeutung Zeit und Zeitmanagement für Sie haben. So können Sie als Leitung das Zeitmanagement im nächsten Schritt auf ihre Vorstellungen anpassen. Dokument herunterladen

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